Для таких випадків найзручнішим буде створити шаблон в Word, що значно полегшить роботу. В шаблоні можна виставити параметри сторінки, закріпити шрифти і стилі, а також вставити колонтитули, що досить зручно для подальшого використання при створенні однотипних документів.

Відео: Power Point # 2 - унікальний дизайн презентації, як створити шаблон / Power Point Template Design

Для того щоб створити шаблон, потрібно запустити програму Word. Почати потрібно з виставлення полів. Вибираємо команду «Файл», потім вкладку «Параметри сторінки». При створенні шаблону документа для фірми або організації в верхній або нижній колонтитули встановлюються поштові реквізити. Це можна зробити як з текстового файлу, так і вставивши малюнок.

Наступним дією закріплюємо стиль документа. Для цього потрібно увійти в закладку «Формат» і вибрати команду «Стилі і форматування». Праворуч від створюваного шаблону на всю висоту екрану відкриється панель. У ній можна задати параметри форматування шрифту і абзацу. Тут же можна ввести назву майбутнього шаблону, наприклад, «Стандартний лист» або «Службова записка».

Відео: Як створити шаблон оформлення

Наступним кроком буде створення стилю поводження, наприклад, «Начальнику» або «Шановний». Для зручного розміщення звернення на сторінці та закріплення меж тексту вставляємо таблицю. За допомогою курсору встановлюємо відступи зліва і справа. Щоб поля таблиці не друкується, клацанням правої кнопки миші на таблиці викликаємо діалогове вікно і активуємо команду «Межі і заливки». У новому вікні активуємо за допомогою курсору миші віконце навпроти «Ні ліній», а потім вибираємо область застосування «Застосувати до всієї таблиці» і натискаємо ОК. З цього моменту кордону таблиці буде видно тільки на екрані для зручності користувача, а сама таблиця стане «невидимої» для принтера.

Таку ж невидиму таблицю можна створити внизу сторінки і ввести найменування посади співробітника (керівника), що має право підпису і його прізвище. Для основного тексту також можна задати свій стиль і шрифт. Головне, щоб він не сильно відрізнявся від шрифтів заголовка і внесених в колонтитули поштових реквізитів компанії, інакше на друку буде проявлятися занадто разючий ефект в вигляді символів, що не всім може сподобатися. Взагалі, при оформленні службових документів потрібно дотримуватися певних правил ділового етикету.

Відео: Швидке створення документів MS Office з шаблонів

Щоб закінчити роботи і зробити шаблон придатним для використання, його потрібно зберегти на жорсткому диску комп`ютера. Але не як звичайний документ, а у вигляді шаблону. Для цього потрібно вибрати закладку «Файл», потім «Зберегти як ...». У діалоговому вікні в нижньому полі «Тип файлу» потрібно вказати «Шаблон документа». Всі шаблони в програмі Word мають розширення dot, тоді як звичайні документи мають розширення файлів doc.