Що таке kpi, підвищуємо ефективність за допомогою ключових показників

Більшість топ-менеджерів успішно впроваджують перевірені зарубіжними компаніями методи оптимізації роботи. Система KPI - один з таких інструментів, що дозволяють дати оцінку ефективності, як підприємства, так і всіх працівників індивідуально. Ще кілька років тому, що таке KPI ключові показники ефективності, було загадкою для багатьох компаній і їх працівників. Незважаючи на велику кількість спеціалізованої літератури, Інтернет-ресурсів, і сьогодні у багатьох джерелах можна зустріти неправильне трактування цього поняття як способу оцінювання та мотивації колективу.

Визначення та цілі KPI

Збільшення результативності підприємств завдяки KPI вже десятки років активно практикується в США і Західній Європі. Цей зрозумілий і простий механізм створений для об`єктивного аналізу результатів діяльності, реалізації глобальних планів, як цілої компанії, так і кожного члена колективу окремо. Завдяки KPI можна з великою точністю відслідковувати зв`язок розроблених планів з їх реалізацією та отриманим результатом, а також контролювати активність колективу і компанії, виводячи її на якісно новий рівень.
Найчастіше, топ-менеджери неправильно трактують, що таке KPI, ключові показники ефективності це не зовсім коректний переклад англійського визначення. На відміну від західних фахівців, які розуміють систему як результативність в широкому сенсі, наші менеджери використовують термін «ефективність» - залежність результату від витрачених коштів. Незважаючи на схожість ці терміни мають принципову відмінність:

• Ефективність це взаємозалежність використовуваних матеріальних ресурсів, часу і досягненням цілей. Тобто вона визначає, наскільки підприємство здатне реалізувати плани виходячи з можливостей.
• Результативність визначається як націленість організації на максимальний результат і вміння реалізувати заплановане.

Де застосовується KPI?

Практично в будь-якій сфері діяльності. Наприклад, для ефективної роботи компанії необхідно відстежувати основні дані. KPI ключові показники ефективності, що це таке для організацій з огляду на напрямки роботи? Це можуть бути:

• динаміка зростання вартості і величина прибутку підприємства, які, напевно, цікавлять засновників;
• директор стежить за фінансовим і товарообігом, витратами за певний проміжок часу;
• бухгалтер - за правильним оформленням документів, своєчасним проведенням платіжок, подачею податкових декларацій;
• маркетинговий відділ відстежує виконання плану, показники маркетингових агентств;
• юристи - кількість виграних в судах справ, стягнень або збережених коштів і т.д.

Варто враховувати, що система показників орієнтована на кінцевий результат. Якщо якісь з них не впливають на реалізацію намічених планів, вони не відносяться системі.

Переваги та недоліки системи

Максимальний ефект від впровадження системи отримують великі підприємства з великим штатом і численними підрозділами. Знаючи, як грамотно використовувати KPI ключові показники ефективності, що це таке, за короткий час реально домогтися істотних результатів:

• використовуючи цей інструмент легко організувати зручну і дієву систему контролю результатів роботи колективу і підрозділів;
• показники дозволяють мотивувати і стимулювати всіх співробітників завдяки демонстрації чітких цілей і методів їх досягнення;
• система надає можливість відстежити і усунути негативні чинники, що ослабляють працездатність підприємства;
• це своєрідна посадова інструкція, яка допомагає ефективно розподілити обов`язки;
• завдяки впровадженню системи розробляється ідеальна стратегія розвитку компанії, що робить її більш конкурентоспроможною.

На жаль, але і такий ефективний і давно використовуваний інструмент має свої нечисленні недоліки, з якими стикаються керівники через деякий час:

• якщо ставляться перед підприємством і співробітниками дуже складні важкодоступні цілі, мотивація істотно знижується;
• в деяких відділах або для окремих професій досить непросто створити KPI, визначити і відстежувати показники;

Впровадження системи може бути занадто витратною, як з фінансової точки зору, так за часом. Замовлення розробки у сторонніх фахівців не має сенсу, тому деякі керівники вважають за краще не зв`язуватися з цим завданням.

види KPI

Щоб точніше розібратися з поняттям KPI ключові показники ефективності, що це таке, розглянемо основні їх види. Дані в загальному сенсі поділяються на дві категорії:

• Стратегічні або запізнілі
  Вони показують, чого добився підприємство за певний період, наскільки ефективна була його діяльність, що наближає до кінцевої запланованої мети. Точність результату залежить від величини тимчасового періоду (чим довше відрізок часу, тим точніше). Основою стають фінансові дані, потоки грошей, завдяки яким можна визначити перспективи компанії, її рентабельність, розробити план на черговий період.
• випереджаючі
  Показники, які називають ще оперативними, відображають реальний стан справ на поточний момент, показують фінансовий оборот, якість продукції, що випускається, ефективність логістики або виробництва і т.д. Вони дозволяють своєчасно підкоригувати цілі в обмежений період.
• показник результату - якісні і чисельні дані;
• витрати за певний період;
• функціональний показник, що відображає реалізацію запланованих процесів з можливістю оцінки його відповідності до затвердженої послідовністю дій;
• ефективність - залежність від витрат підсумкових результатів;
• продуктивність - взаємозв`язок витраченого часу і підсумкового результату.

Існує помилкова думка, що KPI необхідні тільки керівникам підприємств. Якщо зарплата працівників компанії повністю залежить від ефективності праці, то показники значно спрощують роботу, дозволяючи точно визначитися з усіма кроками, необхідними для досягнення максимального результату діяльності.
Так, зарубіжні компанії, пов`язані зі страхуванням або реалізацією, орендою нерухомості, давно оцінили вигоду від застосування співробітниками системи.

Як створити систему?

Розібравшись, що таке KPI ключові показники ефективності, природно, виникає задача планування системи і її впровадження на підприємстві. Багато керівників компаній починають вводити відстеження показників «знизу-вгору», налагоджуючи роботу окремих співробітників, потім підрозділів і тільки в останню чергу розробляються узагальнені для всього підприємства плани. В цьому випадку не виключений ризик, що дії співробітників без бачення майбутнього не призведе до бажаного результату і доведеться виконувати роботу повторно.
Досвідчені фахівці рекомендують спочатку визначитися з основними планами, окреслити кінцевий результат і, відштовхуючись від нього, ставити конкретні завдання всім співробітникам. Робота зазвичай зводиться до виконання двох етапів: