Що таке управління часом?

Тайм-менеджмент або управління часом - це система по налагодженню своїх відносин з часом. Багато хто вважає, що звертатися з часом легко, і для цього не потрібно нічому вчитися. Однак існує 2 різних причини, за якими люди замислюються про те, щоб щось поміняти в своїх звичках. По-перше, це частіше відбувається тоді, коли людина починає розуміти, що йому постійно не вистачає часу. По-друге, тоді, коли людина хоче рости в професійному або особистісному напрямах, коли у нього багато цілей і завдань, які він хоче реалізувати.

Як тайм-менеджмент допомагає звільнити час? Починати варто з аналізу ситуації, що склалася, щоб виявити "дірки", в які витікає час, і перестати втрачати його через дрібниці. Далі необхідно запитати себе, ким хочеться бути через 5 - 10 років, до яких цілей йти, чого домагатися. Виходячи з цього, можна починати планувати кроки до досягнення поставлених цілей. Якщо цілей немає, то і планувати нічого: все і так трапиться, тільки результати будуть інші, випадкові.

Часто люди плутають тайм-менеджмент з хронометражем - точним урахуванням витраченого часу. Хронометраж - всього лише один з допоміжних інструментів тайм-менеджменту, необхідний для того, щоб при плануванні можна було хоча б приблизно намітити, скільки часу займе та чи інша задача.

Виявляється, планувати теж можна по-різному: не одним способом, а трьома-чотирма. Планування допомагає зробити здійснення мети досяжним. Найчастіше великі цілі досягаються не з 1 - 2 спроб, а після ряду цілеспрямованих дій. Іноді цей процес може займати кілька років, але і результати виходять інші, не такі, як після методу "кавалерійської атаки".

Як утримати в пам`яті заплановане? Яким видом органайзеров і планувальників скористатися? Начебто все ясно, але виявляється, що є тонкощі навіть в цій справі, які можуть зробити процес здійснення плану більш простим і приємним, дозволять легко виконувати намічені справи і пам`ятати про все, що важливо.

Навіть якщо ми все запланували ідеально, можуть виникнути різні непередбачувані ситуації. На допомогу часто приходять два важливих навички: вміння приймати рішення і вміння сказати "ні".

Чому важливо швидко приймати рішення? Хоча б для того, щоб зрозуміти, що із запланованого робити спочатку, а що - потім. Ще один момент: в сучасному світі все змінюється дуже швидко, і інформація часто встигає застаріти перш, ніж ми встигаємо зібрати її до кінця. Нерішучість може призводити до бажання відкласти виконання справи, щоб рішення було прийнято "само собою" або ким-небудь іншим. Все це в кінцевому рахунку призводить до того, що людина втрачає контроль над своїм життям, віддає його на волю випадку або іншим людям. Відновити втрачений контроль досить легко: треба просто почати приймати рішення самостійно, і поступово ситуація зміниться.

Уміння сказати "ні" допомагає тоді, коли інші люди або справи починають відривати нас від виконання придуманого плану. Якщо не навчитися цьому маленькому, але важливому навику, то ніяке планування, на жаль, не допоможе, тому що доведеться часто жертвувати своїми планами. Людина, яка не вміє сказати "ні", схожий на футбольний м`яч під час гри. У нього грають усі, кому не лінь. Звичку говорити "ні" в потрібних випадках можна легко виховати, головне, при цьому не перестаратися: говорити "ні" так, щоб зберігати хороші відносини з іншими людьми і спочатку слухати, тільки потім відмовляти, якщо це з якихось причин необхідно.

Часто люди скаржаться на лінь і виправдовують нею те, що чогось не зробили. Розібратися зі своєю лінню допоможе тема "Мотивація". Ви зможете зрозуміти, що насправді змушує Вас рухатися - бажання уникнути можливих неприємностей або прагнення отримати щось, чого дуже хочеться. Як то кажуть, знання - сила, тобто, оволодівши навичками самомотивації, можна не тільки планувати, а й здійснювати задумане.

В основі тайм-менеджменту лежить кілька простих законів. Як в юриспруденції незнання закону не звільняє від відповідальності, так і в управлінні часом закони працюють самі по собі, незалежно від того, знаємо ми про них чи ні. Знання законів дає переваги перед їх незнанням. Наприклад, оволодівши законом Парето про те, що 20% зусиль дає 80% результату, можна додати всього 5% і отримати 100% результату. Таким чином, витрати часу скорочуються в 4 рази.

Оскільки ми управляємо не часом зовнішнього світу, а своїм особистим, корисно також враховувати вплив біоритмів на працездатність. Виявляється, незнання деяких особливостей, що стосуються організації своєї праці, здатне знизити продуктивність в 2 - 3 рази, і тоді те ж саме справа займає замість 1 години, що вимагається на виконання, 2 - 3 години. Багато людей, які застосували ці прості правила на практиці, відзначають, що працювати їм стало набагато простіше, а саме застосування виявилося зовсім не таким складним, як вони спочатку думали.

Один з ключових навичок в тайм-менеджменті - це делегування, тобто передача своїх справ іншим людям. Основна помилка початківців управлінців зазвичай полягає в тому, що багато людей вважають, що простіше зробити щось самому, ніж дати завдання комусь іншому. Оволодіння навичкою делегування дозволяє не тільки налагодити хороші відносини в колективі, в сім`ї і де завгодно, але і вивільнити багато часу.

Ще одна досить поширена помилка, забирає часом багато зайвого часу і сил, - це тяга до недосяжної досконалості, або перфекціонізм. У нього, як і у медалі, дві сторони. Хороша полягає в тому, що перфекціоніст постійно вдосконалює свою майстерність і може стати згодом професіоналом високого класу. Інша сторона медалі в тому, що перфекціонізм тим і відрізняється від якісного виконання роботи, що вже після того, як робота в принципі готова, чоловік продовжує знову і знову шукати, що б ще поліпшити. Іноді, коли процес вдосконалення окремо взятої операції відбувається до остаточного завершення робіт, можна в результаті взагалі на виході нічого не отримати. Все може піти в "пар".

Налагодити свої відносини з якістю і перфекціонізм можна за допомогою простої моделі НЛП, званої Т.О.Т.Е. Як тільки людина починає усвідомлювати, що ж йому насправді потрібно і якими різними способами він може це отримати, він вибирається з "замкнутого кола" і починає отримувати задоволення від того, що робить. До речі, модель T.O.T.E. застосовна і до процесу прийняття рішень. Ще одна корисна сторона моделі - автоматизація, коли ми економимо час за рахунок створення успішних процедур для часто повторюваних справ, щоб не винаходити кожного разу щось нове там, де вже налагоджений ефективний спосіб зробити щось.

Підводячи підсумки, можна сказати, що завдання тайм-менеджменту не в тому, щоб максимально ущільнити свій день і завантажити його справами, а, навпаки, в тому, щоб розвантажити його від непотрібних справ і більш якісно виконувати найважливіші та відповідальні справи. Це просто - збудувати свої цілі в майбутнє, намітити шляхи їх досягнення, позбавитися від зайвої і жити, отримуючи радість і задоволення. Управління часом дозволяє досягти гармонії між різними областями у Вашому житті, вміло поєднувати роботу, відпочинок, сім`ю і в той же час реалізовувати свої цілі в довгостроковій перспективі.

Автор:
Иголкина Інна, М.А. NLP
Certified NLP Trainer of Workshops
timesaver.ru

Поділися в соціальних мережах: