Як заповнити рахунок-фактуру на аванс

Авансова рахунок-фактура повинна містити обов`язкові реквізити: порядковий номер і дата виписки, назва фірми-постачальника, ІПН покупця і платника податків, податкова ставка, сума авансового платежу, номера розрахункових документів і найменування товарів.

Всі операції, пов`язані з оформленням рахунків-фактур і отриманням авансу реєструються в книгах продажів і покупок товару або послуг.

При складанні рахунки-фактури на аванс спочатку в табличній частині заповнюється рядок з реквізитами платіжного документа. У разі, коли покупець перераховує аванс згідно з кількома документами, потрібно вказати реквізити кожного. Обов`язково вказується сума ПДВ і розрахункова ставка податку. В окрему графу необхідно вписати всю суму авансового платежу. Потім документ реєструється в книзі продажів.

Після оплати авансу відбувається відвантаження товару, постачальник знову заповнює 2 примірника рахунку-фактури, але тепер на відвантаження. Якщо згідно з договором одночасно з товарами надається і виконання робіт, то у відповідній графі потрібно вказати опис робіт і найменування товарів.

У деяких випадках передплачені товари поставляються покупцеві в різні терміни окремими партіями. Якщо вартість товару перевищує суму надійшов авансу, то рахунок-фактуру реєструють тільки на суму, що надійшла передоплати в книзі покупок.

Слід зазначити, що при автоматизації заповнення документів, в більшості програм за замовчуванням заповнюється графа «попередня оплата» замість відображення найменування товару, що є серйозною помилкою.

Нумерація рахунків-фактур повинна вестися в порядку зростання по організації в цілому, навіть при наявності відокремлених підрозділів. Порядок нумерації відбивається в обліковій політиці підприємства.