Оформлення відпустки - це, мабуть, один з найприємніших приводів для звернення співробітника у відділ кадрів.

зазвичай планування відпустки на наступний рік починається в листопаді - на початку грудня поточного року, коли в організації формується графік відпусток. Даний документ повинен бути затверджений наказом, підписаний керівництвом і всіма працівниками не пізніше, ніж за два тижні до настання календарного року. Відповідно, до цього часу керівники підрозділів узгоджують дати відпустки кожного співробітника. Зазвичай планування відпустки - процес обопільний, працівник і роботодавець намагаються знайти компроміс. Причому, роботодавець враховує багато факторів: сезонні сплески обсягу робіт, кількість працівників у відділі, специфіку роботи і т.д. Наприклад, якщо в одному відділі два фахівця поділяють один і той же функціонал і крім них зі специфікою роботи ніхто близько не знайомий, то в один час вони не зможуть піти у відпустку - їх просто не буде кому замінити. Така ж ситуація у керівника і його заступника - вони ніколи не зможуть взяти відпустку в один і той же час.

Працівники часто хочуть приурочити щорічну відпустку до святкових днів. Виникає питання, чи входять святкові дні в рахунок відпустки? Поспішаю порадувати: неробочі святкові дні в число днів відпустки не включаються, тому, якщо ви плануєте відпустку, на який випадає свята (з 1 по 8 січня, 23 лютого, 8 березня, 1 травня, 9 травня, 12 червня, 4 листопада), ви їх просто не вважаєте, тобто відпустку подовжується на кількість святкових днів. Рекомендую при плануванні щорічної відпустки уважно вивчити виробничий календар на наступний рік, який щорічно затверджується урядом - в ньому відзначені і святкові дні, і вихідні.

Відпустка може бути розділений на частини за угодою між працівником і роботодавцем, але одна з частин відпустки повинна бути не менше 14 календарних днів. Тобто, виходячи з політики компанії, відпустка може бути запланований як на 28 днів, так і роздроблений на частини, але одна частина повинна бути 14 або більше днів. Зазвичай прийнято оформляти кількість днів відпустки кратне 7, тобто 7, 14, 21, 28. Якщо в конкретній компанії виникає запит від співробітника про те, щоб роздрібнити відпустку на більш дрібні частини, він вирішується індивідуально за допомогою кадрової політики компанії, спираючись на Трудовий кодекс . Зверніть увагу, що для поділу відпустки на частини одного бажання співробітника мало - необхідна домовленість між працівником і роботодавцем про те, на які частини буде ділитися відпустку і в які дати використовуватися.

Графік відпусток є обов`язковим документом як для роботодавця, так і для працівника. Як дотримується графік відпусток? Відділ кадрів будь-якої великої компанії щодня працює з цим документом. Не пізніше, ніж за два тижні, співробітник відділу кадрів сповіщає працівника про те, що у нього запланована відпустка і пропонує написати заяву на щорічну відпустку, отримати підтвердження керівника і надати до відділу кадрів для оформлення відпустки. Втім, в деяких організаціях відпустку оформляється без особистої заяви, а лише на підставі графіка відпусток - Трудовим кодексом це допускається. У разі, якщо відпустка буде переноситися на іншу дату, потрібна заява про перенесення відпустки і підтвердження керівника. Причому, відпустка може бути продовжений або перенесений на інший строк, визначений роботодавцем з урахуванням побажання працівника. Зверніть увагу, що в цьому випадку рішення приймає не співробітник, а керівник, враховуючи різні виробничі фактори.

Шановні працівники, якщо вас своєчасно (не пізніше ніж за 2 тижні) не попередили про відпустку, або своєчасно не справили оплату (не пізніше ніж за 3 дні), то ви маєте право відмовитися від відпочинку в ці дати - роботодавець буде зобов`язаний перенести ваш відпустку і узгодити зручну дату.

Якщо співробітник, перебуваючи у щорічній відпустці, захворів, то на підставі лікарняного листа він зможе або продовжити відпустку на відповідну кількість днів, або перенести ці дні відпустки на іншу дату, знову ж за погодженням з роботодавцем.

зате, якщо працівник перебуває у відпустці, викликати на роботу його можуть тільки за його письмовою згодою - і в цьому випадку залишок відпустки він може використовувати на свій розсуд. Додамо, що не допускається відкликання з відпустки вагітних жінок, осіб до 18 років і працівників, зайнятих на роботах з шкідливими і / або небезпечними умовами праці.

Іноді буває, що обсяг роботи не дозволяє відгуляти всі дні щорічної відпустки. Чи можна замінити відпустку грошовою компенсацією? На жаль немає. Тільки частина відпустки, що перевищує 28 календарних днів (наприклад, якщо у працівника є додаткові дні відпустки через ненормованого робочого дня, зважаючи на шкідливих факторів, по інвалідності, або за будь-якої іншої причини), може бути замінена компенсацією.

Що робити в тому випадку, якщо працівник звільняється, не використавши всю відпустку? На цей випадок передбачено два варіанти на вибір: або співробітник отримує грошову компенсацію невикористаної відпустки при звільненні, або оформляється щорічну відпустку з подальшим звільненням, де останній день відпустки вважається днем ​​звільнення.

Тема щорічної відпустки обширна і багатогранна. Якщо ви не отримали відповідь на ваше запитання, зверніть увагу на главу 19 Трудового кодексу. Нехай ваші відпустки проходять чудово!