Як оформити лист з діловодства
Незважаючи на все більшого поширення електронного документообігу, спілкування між підприємствами за допомогою електронної пошти, ділове листування не втратила своєї актуальності. Більше 80% ділових листів друкується на паперовому носії та надсилається поштою або шляхом внутриведомственной експедиції. Як же правильно написати лист, щоб воно досягло своєї мети, а не був відправлений адресатом у відро для сміття?
Содержание
1
Приступаючи до написання ділового листа, візьміть бланк підприємства. Як правило, його формат визначений в інструкції з діловодства, друкується на папері формату А4. Якщо друк буде здійснюватися на готовому бланку, подбайте про достатню відступі зверху (щоб розмістилися реквізити підприємства). Залиште поле зліва - 30мм, праворуч і знизу - 20мм (можна менше, але не менше 15мм).
2
Вибираючи бланк, визначтеся з розташуванням реквізитів (кутове або поздовжнє). Якщо ваш лист пов`язано з виробничо-фінансовою діяльністю, несе в собі інформацію, пропозиція до співпраці, адресовано приватній особі - краще використовувати кутове розташування реквізитів (в лівому верхньому куті аркуша).
У верхній лівій частині листа друкуються реквізити адресата. Для юридичної особи - це найменування організації (в називному відмінку), посада особи, якій призначено лист (в давальному відмінку). Наприклад, ВАТ «Павловськграніт», начальнику відділу продажів Іванову І.І.
Якщо лист направляється керівникові, найменування підприємства можна не вказувати, тому що воно входить в найменування посади (наприклад, «Директору ВАТ« Павловськграніт »Сидорову Е.Е.).
У верхній лівій частині листа друкуються реквізити адресата. Для юридичної особи - це найменування організації (в називному відмінку), посада особи, якій призначено лист (в давальному відмінку). Наприклад, ВАТ «Павловськграніт», начальнику відділу продажів Іванову І.І.
Якщо лист направляється керівникові, найменування підприємства можна не вказувати, тому що воно входить в найменування посади (наприклад, «Директору ВАТ« Павловськграніт »Сидорову Е.Е.).
3
Лист-привітання, лист-запрошення краще буде виглядати на бланку з поздовжнім розташуванням реквізитів. У шапці такого листа мінімальна кількість реквізитів - герб або емблема, найменування підприємства, скорочене найменування (тільки в тому випадку, якщо воно закріплене в статуті або інших програмах керування документі), дата і номер. Адреса, телефони, електронна адреса організації розташовуються в нижньому колонтитулі. Зміст такого листа бажано розмістити на одному аркуші.
4
Тепер приступайте до написання самого листа. Найменування документа (Лист) друкувати не потрібно. Шрифт виберіть на свій розсуд, якщо це не обумовлено інструкцією з діловодства. Найчастіше використовується шрифт Times New Roman, кегль 12 - 14.
5
Якщо воно призначене конкретній особі, звертайтеся безпосередньо до нього ( «Шановний Миколо Івановичу!») І тільки на «Ви». Якщо немає, приступайте відразу до тексту. У разі, коли лист короткий, змініть міжрядковий інтервал на 1,5.
Зміст повинен бути ясним, чітко висловлювати те, що ви хочете від адресата.
Зміст повинен бути ясним, чітко висловлювати те, що ви хочете від адресата.
6
На завершення вкажіть посаду керівника, який підписав лист, ПІБ (ініціали ставте попереду прізвища, наприклад В.І.Петров). Нижче - свої координати як виконавця - прізвище, ім`я, по батькові, телефон.
оформляючи лист по діловодства, пам`ятайте, що ставлення адресата до автора листа багато в чому залежить від того, як воно складено і оформлено. Для того щоб справити хороше враження, пам`ятайте, що перш за все лист має бути грамотно складене з точки зору орфографії, пунктуації та стилістики.
Вам знадобиться
- Бланк з реквізитами компанії
Інструкція
1
Правильно оформіть бланк. Обов`язково включіть в нього реквізити організації. Для офіційного листа рекомендується наступний склад реквізитів: - найменування організаціі-- логотип організаціі-- код організаціі-- ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП) - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи.
2
Розташовуйте реквізити в кутку або ж поздовжньо, розтягнувши на всю сторінку. Не забудьте вказати на документі дату та його реєстраційний номер.
3
Звертайтеся до адресата «Шановний (Петров)!» Або «Шановний пане (Сидоров)!». Поєднуйте прикметник «шановний» із зазначенням посади або соціального положенія.Іспользуйте звернення «Дорогий (дорога)» в офіційному листуванні тільки в тому випадку, якщо якщо у вас з адресатом склалися довірчі відносини і тільки в поєднанні з ім`ям-отчеством.Корректно вказуйте посаду і уточнюйте правильне написання прізвища, імені та по батькові адресата.
4
складайте лист за загальноприйнятою схемою: почніть зі вступу, викладіть суть в основній частині і підведіть підсумок в заключеніі.Во вступної частини вкажіть мета (причину) складання листа. Якщо це відповідь або ви посилаєтеся на якийсь документ, то неодмінно вкажіть посилання на нього або його окремі пункти, які послужили підставою для написання листа. Обов`язково вкажіть в цю частину назва структурного підрозділу, дату, його автора, реєстраційний номер документа, заголовок, наприклад: У відповідь на ваше лист/ Відповідно до вашого листм від 19 червня 2010 року № 554 «Про затвердження термінів узгодження ...».
5
В основній частині викладіть опис події, ситуації, що склалася, їх аналіз, приведіть докази. Формулюйте основні питання листи чітко і розміщуйте їх в послідовності, найбільш зручною для сприйняття.
6
закінчуйте лист висновками у вигляді думок, нагадувань, прохань, пропозицій, відмов і т. д.
7
В кінці листа вкажіть посаду керівника, який підписав лист, ПІБ (ініціали ставте попереду прізвища, наприклад В.І. Петров). Нижче координати виконавця - прізвище, ім`я, по батькові, телефон.
Зверніть увагу
Етикет вимагає, щоб відповідь на лист підписувала посадова особа рівного рангу.
Корисна порада
У заключній фразі листи висловлюйте надію на плідну співпрацю.
Зверніть увагу
Граматичні помилки в листі неприпустимі.
Корисна порада
Якщо лист підписувати не начальник, а його заступник, не ставте ніяких косих рис, слів, підписаних ручкою. Посада повинна відповідати підпису.
Дату і реєстраційний номер ставте від руки, тому що лист реєструється тільки після того, як воно підписане керівником.
Поділися в соціальних мережах:
Схожі
- Як оформляти інструкції
- Як правильно скласти діловий лист
- Як написати правильно листа
- Офіційний лист: як написати грамотно
- Як скласти лист з діловодства
- Як оформити електронний лист
- Як відправляти супровідний лист
- Як написати лист на ім`я директора
- Як здати поштою звіти
- Як скласти відмовний лист
- Як написати листа голові міста
- Як оформити діловий лист
- Як оформити лист подяки
- Як оформити інформаційний лист
- Як написати лист до франції
- Як написати грамотно лист
- Як оформити бланк з наказом
- Як послати рекомендований лист
- Як підписати діловий лист
- Як оформити шапку листи
- Як написати лист директору школи