Як здавати звітність поштою

Звітність по пошті можна відправляти як цінним, так і рекомендованим листом. Причому здавати поштою будь-яку звітність необхідно з описом вкладення. При відправці звітності цінним листом для складання опису необхідний спеціальний бланк, який можна взяти у співробітника поштового відділення або на стійці інформації. В описі, відповідно до граф бланка вказуються всі вкладені в лист документи, їх кількість і цінність. Згідно ст. 198 Цивільного Кодексу РФ, заповнений бланк опису повинен бути підписаний особою, яка має довіреність на право надання звітності або керівником компанії. Потім співробітнику поштового відділення пред`являється лист зі звітністю і вкладеними документами у відкритому вигляді для перевірки його вмісту на предмет відповідності опису.

При відправці звітності поштою рекомендованим відправленням, опис вкладення складається на звичайному аркуші паперу і в довільній формі. При цьому повинна вона бути складена в двох примірниках і підписана відповідальними особами компанії. Один примірник опису про відправку завіряється поштовою службою і залишається у відправника.

Для бухгалтерської, а також інших видів звітності, датою оправления вважається дата надсилання документів, що визначається за поштовим штемпелем згідно п. 2.2 регламенту, затвердженого наказом МНС Росії від 4.02.2004 р № БГ-3-06 / 76. При цьому необхідно зберегти у себе квитанцію про прийом і оплату поштового відправлення - на квитанції вказується час і дата прийому листа. При відправці бажано перевірити чіткість відбитка штемпеля і наявність чіткої, які не змащеній дати на квитанції.

Квитанцію, опис поштового відправлення, а також повідомлення про отримання листа адресатом, необхідно зберігати, так як саме ці документи можуть зіграти вирішальну роль у виниклих суперечках і розбіжностях з органами влади, які отримують звітність компаній і організацій.