Як оформити документи на знищення
Відео: Знищення документів
документи з вичерпаним терміном придатності, що зберігаються в архіві, підлягають знищенню, яке виконується в кілька етапів. Спочатку проводиться відбір документів, створюється комісія, складається акт і відбувається безпосереднє знищення на шредерах.
Вам знадобиться
- - акт на знищення;
- - акт щодо знищення;
- - шредер (машина з подрібнення паперу).
Інструкція
1
Всі архівні документи підлягають щорічному перегляду з метою відбору на знищення. Це дозволяє своєчасно звільнити приміщення для нових документів, отриманих від підприємств для архівного зберігання.
2
Проведіть відбір документів для знищення. Основна маса архівних документів зберігається 75 років. Відбором документів займаються штатні співробітники архіву.
3
Після того як ви зробили відбір документів, складіть акт на знищення. Акт - це повна опис документів, що підлягають знищенню. У ньому необхідно вказати порядковий номер кожного документа, опис. Навпроти кожного документа вкажіть номер статті або нормативного документа, на підставі якого здійснюється списання. Керуйтеся при цьому переліком типових документів.
4
Враховуйте, що перелік може не містити найменування всіх документів, що підлягають списанню, тому архівіст повинен самостійно вирішити, до якої статті або типовим положенням віднести той чи інший документ.
5
акт на знищення повинен бути оформлений згідно з додатком № 4 «Про основні правила роботи архівів» за 2002 рік. Оформлений документ повинні підписати всі члени створеної комісії та уповноважений представник адміністрації архіву.
6
До оформленим актом прикладіть ще один акт, в якому вкажіть загальну кількість документів, що підлягають знищенню, а також їх загальна вага. Не забувайте, що перший акт без другого вважається недійсним. І якщо при перевірці виявиться подібне порушення, на відповідального представника вашого архіву може бути накладено адміністративний штраф.
7
безпосереднє знищення ви можете довірити спеціалізованої організації, яка надає масові послуги даного роду і має промислові шредери або ж можна зробити знищення самостійно, якщо ваша організація має власний шредер.
Поділися в соціальних мережах:
Схожі
- Як відновити установчі документи
- Як забезпечити збереження бухгалтерських документів
- Як працювати з номенклатурою
- Як оформити справи при здачі в архів
- Як скласти акт на знищення документів
- Як вибрати шредер
- Як запевнити переклад
- Як взяти з архіву документи на будинок
- Як організувати архів на підприємстві
- Як архівувати особисті справи
- Як створити електронний архів
- Як оформляти особиста справа для архіву
- Як скласти опис в особовій справі
- Як оформити документи для здачі в архів
- Як оформити опис документів
- Як оформити особисту справу
- Які документи потрібні для виготовлення печаток
- Як скласти акт про утилізацію
- Як передати документи в архів
- Як визначити термін зберігання документів
- Як оформляти документи в архів