Як оформляти документи в архів
Розмежування документообігу на документацію, що вимагає постійного зберігання, тимчасового зберігання, або знищення, проводиться в суворій відповідності з правилами роботи архівів організацій і особливими розпорядженнями Росархіву. Незалежно від того, направляєте ви документацію на зберігання в власний архів підприємства, муніципальний архів або державний архів РФ, оформлення необхідно здійснювати з дотриманням всіх діючих вимог.
1
Першим етапом підготовки документів до передачі в архів є експертиза цінності документації, метою якої є виявлення документації, яка підлягає знищенню, і документації, що підлягає зберіганню, а також визначення термінів зберігання тієї чи іншої документації. Після експертизи проводиться оформлення справ та підготовка описів по архівних документів.
2
Для проведення оціночної експертизи документації в організації вибирається експертна комісія, яка і проводить експертний відбір документації на передачу в архів.
3
Після вибору документації, що підлягає зберіганню, її слід оформити згідно з діючими правилами архівації. Існують спеціалізовані компанії, що пропонують послуги з оформлення документів в архів, але в цілому, впоратися з цим завданням можна і своїми силами.
4
документи для зберігання об`єднуються в справи, загальна кількість аркушів в одній справі не може бути більше 50. Справи, призначені для постійного зберігання, необхідно підшивати в тверда обкладинка. Нумерація листів здійснюється простим олівцем, номери сторінок проставляють у правому верхньому куті. В кінці кожної справи, окремим листом повинна бути додана засвідчувальний напис (кількість аркушів у справі, завірене підписом упорядника).
5
На обкладинці справи, призначеного для постійного зберігання, необхідно вказати офіційну назву організації, номер даної справи відповідно до номенклатури організації, найменування справи, кількість підшитих листів, термін, до якого необхідно зберігати цю справу, або вказати, що воно підлягає постійному зберіганню, номер архіву, в який передається справа, номер опису і самої справи в даному архіві.
Обкладинка повинна заповнюватися розбірливо за допомогою світлостійких чорнила.
Обкладинка повинна заповнюватися розбірливо за допомогою світлостійких чорнила.
Підготовка і здача справ в архів - невід`ємна частина документообігу. Їх оформлення починається в організації з моменту закладу документів, а закінчується передачею в архів після закінчення календарного року або термінів зберігання. У деяких випадках справи зберігаються довше одного року. До них відносяться, наприклад, документи, що стосуються кадрового обліку.
Поділися в соціальних мережах:
Схожі
- Як забезпечити збереження бухгалтерських документів
- Як упорядкувати договори про поставку товару
- Як працювати з номенклатурою
- Як оформляти документи на підприємстві
- Як відновити архів
- Як оформити документи на знищення
- Як оформити справи при здачі в архів
- Як зробити архів
- Як взяти з архіву документи на будинок
- Як розділити накази
- Як організувати архів на підприємстві
- Як архівувати особисті справи
- Як зберігати документи і бланки
- Як створити електронний архів
- Як оформляти особиста справа для архіву
- Як оформити документи для здачі в архів
- Що входить в поняття діловодство
- Як скласти акт про утилізацію
- Які документи відносяться до реєстрації актів
- Як передати документи в архів
- Як визначити термін зберігання документів