Як оформляти особиста справа для архіву

Перед здачею особистих справ в архів ретельно підготуйте всі наявні документи, які залишилися в відділі кадрів після звільнення співробітників. Законодавством встановлені певні терміни, в які потрібно встигнути передати особисті справи співробітників для архівного зберігання. Вони не повинні перевищувати 12 місяців після здійсненого звільнення.

Кожна особова справа розкладіть в зворотному хронологічному порядку. Якщо при працевлаштуванні першою сторінкою було заяву, написану співробітником про прийом на роботу, в архівних документах першою сторінкою буде заяву, написану на звільнення.

Всі листи, складені в потрібному порядку, підшийте швидкозшивачем, пронумеруйте по порядку. На окремому аркуші зробіть опис. Під порядковим номером внесіть в неї все скріплені листи особової справи.

Опис прикріпіть зверху всіх сторінок. Якщо ви оформляєте особиста справа за кожним працівником окремо, помістіть його в картонну папку, великими друкованими літерами напишіть першу літеру прізвища співробітника і рік звільнення.

При передачі справ в архів допустимо складати кілька справ звільнених співробітників в одну папку, але кількість листів на ній не повинно перевищувати 250. В одну папку складіть справи звільнених співробітників в один рік, чиї прізвища починаються на однакову букву. Таке оформлення особистих справ найчастіше використовується на великих підприємствах, де протягом одного року проходить великий потік кадрів.

За всіма підготовленим справах складіть передатну відомість, яка має уніфіковану форму. У графі №1 запишіть порядковий номер кожного справи, в графі №2 - індекс кожної справи за номенклатурою, №3 - найменування заголовків справ, №4 - дати, №5 - кількість переданих листів по кожній справі окремо, №6 - терміни зберігання, №7 - доповнення або наявні примітки.