Як передати документи в архів

Щоб зробити передачу документів в архів, розкладіть їх по порядку. Порядок розкладки повинен бути в хронологічній послідовності. Наприклад, якщо ви передаєте кримінальну справу, то першою сторінкою буде копія постанови суду, другий - попереднє рішення і наступними - розслідування справи, починаючи з його завершення. Якщо ви передаєте в архів документи з відділу кадрів, то перший лист - заяву на звільнення, другий наказ про звільнення, третій - всі документи по порядку по датах з кінця.

Всі листи пронумеруйте, починаючи з цифри один по одному розкладки. Нумерацію робіть простим олівцем, але чітко. Проведіть опис документів, в кінці напишіть, скільки вийшли номерів, сторінок, поставте свій підпис, дату складання опису, печатка організації, підпис керівника.

Всі листи скріпіть швидкозшивачем, зверху прикріпіть опис. На папці поставте літерний код на прізвище громадянина, за яким ви передаєте справу і рік передачі документів до архіву. Рік повинен стояти той же, в якому завершилося дану справу.

Робіть по кожній справі окрему папку або складіть всі справи за один рік в одну велику папку і зробіть загальну напис за кодом і буквенному коду, тобто в одну папку можна скласти тільки справи тих громадян, прізвище яких починається на одну і ту ж букву. Але якщо ви комплектуете ряд документів в одну велику папку, то кількість загальних листів повинно бути не більше 250.

Перед тим, як передати справи в архів, складіть передатну опис. Перша графа опису призначена для внесення порядкових номерів усіх справ, друга для індексів по номенклатурі. У третю графу внесіть найменування всіх заголовків, в четверту - дату передачі, в п`яту - кількість листів, в шосту - встановлені терміни зберігання справи в архіві, в сьому графі внесіть всі доповнення та примітки. Найчастіше сьома графа заповнюється, якщо в документах з якихось причин бракує листів або якщо ви відразу неправильно внесли їх в документальну опис і зробили зміни.