Як підшивати документи в архів
Відео: Прошивка документів в папку на палітурній обладнанні Vash-Archive-H
Содержание
Важлива документація - договори, рахунки-фактури, акти - повинна зберігатися в компанії довго. Для деяких цінних паперів цей термін становить п`ять або навіть десять років. Щоб документи не пом`ялися і не загубилися, їх потрібно правильно підшивати і архівувати.
Вам знадобиться
- - папки - швидкозшивачі;
- - прозорі файли - кишеньки.
Інструкція
1
Щоб підшити договір, дочекайтеся, поки він буде завізований у всіх зацікавлених осіб. Отримайте підписи генеральних директорів обох сторін і поставте друку. Після цього зніміть копії документа і роздайте їх усім, хто має до нього відношення.
2
Дайте договором номер. Він повинен містити цифри і букви. Наприклад, 123-АБ. Поставте число підписання документа.
3
Заведіть журнал обліку договорів. Вносьте туди номер документа, дату підписання і юридична особа, до якого він належить. Номери повинні йти по порядку, одна за одною, в залежності від того, коли був підписаний контракт.
4
Якщо в компанії існує кілька юридичних осіб, журнал обліку договорів у кожного повинен бути свій. Так ви уникнете плутанини.
5
Покладіть договір в окремий файл. Якщо договору зустрічні, їх кілька, помістіть все в одну кишеню. Так буде легше зіставити документи і знайти їх в разі потреби.
6
Вставте файл в швидкозшивач і закріпіть спеціальними утримувачами. Не варто набивати його щільно, документи помнуться. Напишіть на корінці папки юридична особа, документи по якому зберігаються в ній, а також рік їх підписання.
7
Після закінчення трьох років папки з договорами можна відправити на склад. Складіть їх в картонні коробки і помістіть в місце, не доступне для вологи. На упаковці також вкажіть юридична особа, до якого належать документи, і рік підписання контрактів.
8
Рахунки-фактури та акти підшиваються так само, як і договору. Але, замість паперового журналу обліку документів, краще завести електронний. Наприклад, в програмі "1С: Бухгалтерія". Завантажити її безкоштовно можна тут: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Це дозволить вам не тільки вести облік всіх цінних паперах, а й виробляти з ними різні операції - роздруковувати додаткові екземпляри, виправляти помилки і т.д.
Поділися в соціальних мережах:
Схожі
- Як оформити зміну прізвища у трудовій книжці працівника
- Як оформити заявку на участь в аукціоні
- Як оформити рахунок-фактуру в 1с бухгалтерії
- Як зшити документи для архіву
- Як скласти особисту справу
- Як підшивати договори
- Як упорядкувати договори про поставку товару
- Як скасувати додаткову угоду
- Як вести облік трудових договорів
- Як присвоїти номер договору
- Як архівувати особисті справи
- Як підшивати рахунки-фактури
- Як оформити додаток до договору
- Як завірити договір оренди житлового приміщення
- Як оформити документи для здачі в архів
- Як укласти договір із замовником
- Як зберігати рахунки-фактури
- Як написати рекламацію
- Як прошити договір
- Як оформити кадрові документи
- Як оформляти документи в архів