Як присвоїти номер договору
Відео: Правильна НУМЕРАЦІЯ документів: РАХУНКІВ, рахунки-фактури, товарні накладні протягом року
Содержание
Документи в більшості організацій зберігаються десятиліттями. Щоб цінні папери не загубилися і не пом`ялися, підшиваються їх в папки з пластмаси або твердого картону. Перед цим обов`язково надайте кожному договору власний номер. Так буде легше знайти його в разі потреби.
1
Щоб легко знайти потрібний договір, виготовте книгу обліку. Візьміть товстий зошит в клітку. Пронумеруйте перший лист. Привласнюйте цінним папером номер і вписуйте його в цей журнал. Номер може складатися тільки з цифр, наприклад 345. Або ще букви - 123-ВД. Крім нього заносите дату, коли був укладений договір. Рядок в журналі повинна виглядати так: 1. договір №345-Ід від 23.03.2011. В примітках вкажіть суть угоди, якщо це потрібно по корпоративному стилю ведення документації.
2
Коли в організації існує не одна юридична особа, виготовте для кожного власний журнал обліку договорів. Для позначення застосовуйте умовні символи. Наприклад, документи ТОВ "Три ведмеді" записуйте як 456-ТМ. А договору від ВАТ "Вовк і Червона шапочка" позначайте 876-ВКШ. Номери повинні йти в зошиті по порядку, щоб не було плутанини.
3
Навіть якщо кожен підрозділ компанії займається оформленням і узгодженням документів, книга обліку договорів повинна бути одна. інакше номера документів будуть повторюватися, що внесе в діяльність фірми розлад. Доручіть секретарю або завідувачу канцелярією вести цей журнал. Чи не видавайте співробітникам друк і не підписуйте документ у генерального директора до тих пір, поки йому не присвоєно ідентифікаційний номер.
Зверніть увагу
Папки з документами п`ятирічної давності немає необхідності завжди мати під рукою. Щоб вони не займали місце в шафі, розкладіть їх по картонним коробкам, підписавши рік і назва юридичної особи, на яке вони оформлені. Коробки помістіть на склад.
Корисна порада
Якщо договорів накопичилося багато, розкладіть їх по швидкозшивачі. Папки розділіть за датою підписання документів або по юридичних особах. Кожен договір вкладіть в файл і закріпіть. Чи не набивайте швидкозшивач щільно, листи можуть пом`яти.
Поділися в соціальних мережах:
Схожі
- Як оформити зміну в трудовий договір
- Як оформити додаток до договору
- Як грамотно оформити додаток до договору
- Як зшити документи для архіву
- Як підшивати договори
- Як написати супровідний лист до договору
- Як самому скласти договір продажу автомобіля
- Як оприбуткувати рахунок-фактуру
- Як укласти договір підряду
- Як вести облік трудових договорів
- Як сформувати журнал-ордер
- Як підшивати документи в архів
- Як нумерувати договору
- Як підшивати рахунки-фактури
- Як написати лист про продовження договору
- Як скласти рахунок-договір
- Як дізнатися номер страхового поліса
- Як зберігати рахунки-фактури
- Як вести документацію на підприємстві
- Як складати реєстр договорів
- Як оформити журнал реєстрації наказів