Як підшивати договори
Відео: Як зшити документи
Содержание
Документація в деяких компаніях зберігається десятиліттями. Щоб важливі папери не пом`ялися і не загубилися, їх потрібно підшивати в папки з твердого картону або пластмаси. Для ідентифікації давайте кожним договором окремий номер.
1
Щоб потрібний договір було легко знайти, заведіть книгу обліку. Привласнюйте документу номер і заносите його в цей журнал. Крім номера, вписуйте дату укладення договору. Запис в журналі повинна виглядати так: 1. договір №123ТП від 22.02.2011. В примітках можна вказати суть договору, коли того вимагає корпоративний стиль ведення документації.
2
Якщо в компанії існує кілька юридичних осіб, заведіть для кожного свою книгу обліку договорів. Застосовуйте в позначеннях умовні символи. Наприклад, договору ВАТ "Маша і ведмеді" записуйте як 123мм. А цінні папери від ЗАТ "Троє поросят" позначайте 123ТП. Номери присвоюйте по порядку, щоб не виникло плутанини.
3
Коли договір пройшов всі узгодження, підписаний у генеральних директорів обох сторін, поставлені печатки, його можна підшивати в папку. Вибирайте папки в жорсткій обкладинці - вони забезпечать документам збереження. Для кожної юридичної особи необхідний свій швидкозшивач.
4
Перед тим як підшити документ в папку, акуратно видаліть скріпку, що тримає листи. Візьміть дирокол і пробийте нові отвори. Вкладіть документ в папку і закріпіть його спеціальними вусиками. Відділити один договір від іншого чистим аркушем А4.
5
Підшивати договору можна й іншим способом. Для цього знадобляться прозорі файли. Кожен документ вкладайте в окремий файл і закріплюйте в папці.
6
Не зберігайте в одній папці занадто багато договорів - вони можуть пом`яти. Папка повинна легко закриватися, окремі листи не повинні стирчати назовні.
7
Для зберігання папок з договорами заведіть окрему полицю в шафі. На папці напишіть рік і юридична особа, якій належать документи. Це дозволить швидко знайти потрібні папери в разі потреби.
8
Папки з договорами трирічної давності немає необхідності завжди тримати під рукою. Розкладіть їх в картонні коробки, підписавши рік і юридична особа, на яке оформлені документи. Коробки відправте на склад. Вибирайте для зберігання сухе місце. Вологість згубна для паперу.
Ведення бухгалтерської звітності - досить копітка заняття. папки з рахунками-фактурами за деякими видами договорів повинні зберігатися в організації до десяти років, тому підшивати їх потрібно так, щоб в будь-який момент можна було знайти потрібний документ.
Поділися в соціальних мережах:
Схожі
- Як укласти договір з фізичною особою
- Як внести зміни в договір
- Як правильно оформити договір
- Як грамотно оформити додаток до договору
- Як зшити документи для архіву
- Як потрібно складати додаткову угоду
- Як упорядкувати договори про поставку товару
- Як визначити дату договору
- Як переводити договору
- Як написати додаткову угоду до договору
- Як вести облік трудових договорів
- Як зберігати договори
- Як присвоїти номер договору
- Як сформувати журнал-ордер
- Як підшивати документи в архів
- Як нумерувати договору
- Як укласти попередній договір
- Як підшивати рахунки-фактури
- Як написати лист про продовження договору
- Як скласти рахунок-договір
- Як заповнювати бланки договорів