Як зберігати договори

Якщо ваше підприємство багато працює зі сторонніми організаціями і кількість укладених договорів значно, то є сенс доручити їх зберігання відділу діловодства або канцелярії. Це досить зручно, оскільки саме в канцелярії реєструються всі підписані керівником і надіслані контрагентами документи. Після реєстрації оформленого договору, працівники канцелярії повинні робити необхідну кількість копій і рознести їх по відповідальним виконавцям, а оригінали документів зберігати в спеціально відведеному місці.

Якщо ваше підприємство невелике і відділу діловодства у вас немає, як немає і відповідального діловода, то важливі, але рідко використовуються договору, наприклад, на оренду або придбання нерухомості, є сенс зберігати в юридичному відділі разом з установчими та правовстановлюючими документами компанії. В бухгалтерію, яка провадить розрахунки по ним, слід надати копії цих договорів. Там же, в бухгалтерії, зберігати і договори на поставку, послуги і виконання робіт як один з видів первинної бухгалтерської документації, що вимагає контролю розрахунків, термінів оплати або постійної періодичної оплати (комунальні платежі, зв`язок).

У будь-якому випадку всі договори повинні мати свою, внутрішню реєстрацію і кожному з них повинен бути присвоєний номер, за яким він буде внесений до електронного журналу реєстрації договорів. Цей журнал можна зробити в електронних таблицях Excel. Крім електронного журналу необхідно вести в паперовому вигляді журнал обліку видачі цих договорів, в якому буде відображатися, коли і кому з відповідальних виконавців був виданий на руки оригінал договору. У цьому журналі повинні бути передбачені поля для підпису відповідального виконавця, що підтверджують факт отримання та здачі договору на відповідальне зберігання.

Опишіть порядок роботи з договорами в Положенні про порядок підготовки, укладення та зберігання договорів і затвердите його керівником підприємства.