Для чого потрібно діловодство


Рано чи пізно після початку діяльності будь-яке підприємство зіштовхується з необхідністю організувати роботу з документами, які є базовим інструментом управління, оскільки саме з їх допомогою і здійснюється передача керівних вказівок, доведення управлінських рішень до конкретного виконавця. Система діловодства на підприємстві покликана забезпечити стандартизацію і однаковість документації, організувати її облік і зберігання з метою полегшення роботи з діловими документами. У функції системи діловодства входять:

- грамотна організація документообігу, що забезпечує оперативну передачу документів по найбільш короткому шляху з мінімальними витратами часу, що дозволяє контролювати проходження будь-якого документа і його виконання в призначені терміни-
- автоматизована система реєстрації та обліку всієї вхідної, вихідної і внутрішньої документаціі-
- архівація документів, що дозволяє систематизувати їх за формальними ознаками і формувати їх в справи-
- створення номенклатури справ - системи кодів згідно з переліками заголовків справ, що полегшує їх систематизацію та визначальну терміни зберігання архівів, встановлені законодавчими або галузевими нормативними актами.

Відео: Юридична діловодство

Якщо всі ці функції роботи з документообігом на підприємстві реалізовані, можна говорити, що система діловодства налагоджена і працює так, як потрібно.

Організаційно-правові моменти


Будь-який документ, на якому стоять реквізити підприємства, вважається ділової папером і, отже, для нього визначені правові наслідки, тобто цей документ вже можна пред`являти в суді при вирішенні виниклих конфліктів і протиріч. Тому і ведення діловодства має здійснюватися на підставі нормативних документів - спеціально розроблених інструкцій, перевірених юридичною службою і затверджених керівником підприємства. Ця інструкція не тільки керівництво, а й документ, обов`язковий для виконання, тому ознайомлені з нею повинні бути всі зацікавлені особи під розпис.

Бланки документів, відповідно до яких здійснює свою діяльність підприємство, повинні бути стандартизовані. Склад реквізитів, які повинні бути вказані на бланках, визначається по ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ». Цей же стандарт встановлює і вимоги до оформлення ділової та розпорядчої документації.

Відео: Реєстрація вхідного документа в модулі Канцелярія ПК "діловодство"