Як зшити документи для архіву

Пронумеруйте всі листи, використовуючи чорний графітовий олівець. Номер ставиться у верхньому правому куті. складіть документи в порядку хронології, починаючи з найстаріших. Якщо є конверти з вкладеними документами, то треба пронумерувати конверт, а потім кожен документ в ньому.

Приберіть все скріпки і інші металеві деталі. Якщо документ не має поля для підшивки, приклейте до нього паперову смужку. Приготуйте всі папери до прошивці, зробивши намітки для чотирьох проколів і помістивши їх в картонну обкладинку.

Пачки документів необхідно затиснути струбциною, проколоти за допомогою шила або просвердлити спеціальним пристроєм для прошивки документів. Не знімаючи струбцини, прошийте папери за допомогою довгої голки, використовуючи сувору нитку, шпагат або стрічку.

Для правильної прошивки необхідно протягнути з тильного боку голку в отвір, що йде другим за рахунком, провести голку по тильній стороні і повернутися знову до другого отвору. Після цього голку треба вивести на лицьову сторону і прошити другий отвір, але вже зверху. Нитка витягується з тильного боку, і два її кінця закріплюються так, щоб нитяні хвостики можна було заклеїти папером (калькою).

На папері, що наклеєний на нитки, ставиться печатка організації, а також розписуються посадові особи (директор, головний бухгалтер). На картонну обкладинку наклеюється опис документів, які підшиті в пачці. У ній слід вказати найменування організації та її структурного підрозділу, поставити дату, вказати термін зберігання документів і архівний шифр, якщо він прийнятий у вашій організації.

Щоб підшити договір, дочекайтеся, поки він буде завізований у всіх зацікавлених осіб. Отримайте підписи генеральних директорів обох сторін і поставте друку. Після цього зніміть копії документа і роздайте їх усім, хто має до нього відношення.

Дайте договором номер. Він повинен містити цифри і букви. Наприклад, 123-АБ. Поставте число підписання документа.

Заведіть журнал обліку договорів. Вносьте туди номер документа, дату підписання і юридична особа, до якого він належить. Номери повинні йти по порядку, одна за одною, в залежності від того, коли був підписаний контракт.

Якщо в компанії існує кілька юридичних осіб, журнал обліку договорів у кожного повинен бути свій. Так ви уникнете плутанини.

Покладіть договір в окремий файл. Якщо договору зустрічні, їх кілька, помістіть все в одну кишеню. Так буде легше зіставити документи і знайти їх в разі потреби.

Вставте файл в швидкозшивач і закріпіть спеціальними утримувачами. Не варто набивати його щільно, документи помнуться. Напишіть на корінці папки юридична особа, документи по якому зберігаються в ній, а також рік їх підписання.

Після закінчення трьох років папки з договорами можна відправити на склад. Складіть їх в картонні коробки і помістіть в місце, не доступне для вологи. На упаковці також вкажіть юридична особа, до якого належать документи, і рік підписання контрактів.

Рахунки-фактури та акти підшиваються так само, як і договору. Але, замість паперового журналу обліку документів, краще завести електронний. Наприклад, в програмі "1С: Бухгалтерія". Завантажити її безкоштовно можна тут: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Це дозволить вам не тільки вести облік всіх цінних паперах, а й виробляти з ними різні операції - роздруковувати додаткові екземпляри, виправляти помилки і т.д.