Як прошивати справи

Прошивати справи потрібно у відповідності зі своєю посадовою інструкцією. У будь-якому випадку, ця робота в усіх компаніях проводиться за загальними принципами. Спочатку вам потрібно пронумерувати кожен документ по порядку. Не забудьте видалити з паперів все скріпки, металеві дужки і шпильки.

Почніть шити справу так, щоб листи потім можна було вільно прочитувати. Для цього виконайте канцелярським шилом чотири отвори по вертикалі в центрі лівого поля документів. Відстань між дірками повинні бути не менше трьох сантиметрів. Зручно використовувати спеціальний настільний верстат для прошивки і палітурки документів формату А-4. З його допомогою сформувати потрібні папки не важко - він може відразу просвердлити стопку паперу товщиною до 10 см.

Використовуйте для шнурування документів спеціальну прошивальних голку, а також банківський шпагат або ж міцні капронові нитки. В крайньому випадку, можна в кілька разів скласти звичайні нитки. Зазвичай документи прошивають два рази поспіль, щоб листи надійніше кріпилися. Це особливо важливо, якщо справа готується до вічного архіву.

Залиште вільні кінці у нитки або шпагату близько 6 см. Їх потрібно буде протягнути через центральний отвір на вивороті останнього документа і міцно зав`язати вузлом.

Заклейте канцелярським клеєм вузлик і кінчики ниток гуртком (діаметром близько 4 см) або ж квадратом (розміром 4 на 5 см). Фігуру необхідно вирізати з цупкого паперу білого кольору.

Поставте друк таким чином, щоб вона частково зайшла на паперову наклейку, а одним краєм - на останній лист зшитого справи. Можна також залити це місце сургучем.

Дочекайтеся повного висихання клею. Потім безпосередньо під поставленої печаткою вкажіть кількість підшитих листів в справі і поставте підпис посадової особи. Додайте заверительную напис і вкажіть дату засвідчення. Так само підшиваються копії документів з кілька листів, при цьому необхідно поставити печатку з підписом, датою і написом «Копія вірна».

Переплетіть справу, призначене для тимчасового зберігання, в м`яку обкладинку, а документи для довговічного архіву - в тверду. Вкажіть на зшитому справі крайні дати.