Як оформити особисту справу
Особиста справа являє собою сукупність документів, які містять відомості про працівника з моменту підписання наказу про прийом на роботу до дати видання наказу про звільнення. У нашій країні в обов`язковому порядку передбачено ведення особових справ тільки для державних службовців. Однак більшість підприємств і організацій вважають за краще систематизувати і враховувати дані про співробітників.
1
В особовій справі, як правило, містяться такі відомості про працівника: особистий листок з обліку кадрів, копії документів про освіту, копія наказу і заява про прийом на роботу, трудовий договір, зміни та доповнення до нього, документи про атестацію та підвищення кваліфікації, а також інші документи, які необхідні кадровій службі (копія свідоцтва про укладення шлюбу, про народження дітей, паспорта, військового квитка тощо).
2
Особиста справа кожного співробітника оформляється в окрему папку з картонною обкладинкою - швидкозшивач. На ній проставляється реквізити: прізвище, ім`я, по батькові працівника, дата відкриття справи. Після звільнення співробітника особиста справа закривається. Документи в обов`язковому порядку підлягають до здачі в архів.
3
Закриті особові справи нумеруються, складається внутрішній опис документів справи. Документи в папці збираються в хронологічному порядку - з моменту надходження працівника до дати звільнення. У такій же черговості складається внутрішній опис. Нумерація аркушів опису окрема від нумерації документів особової справи.
4
Особові справи співробітників видаються тільки керівнику або іншим особам за розпорядженням керівника, а також самому працівнику. Інформація, що зберігається в особовій справі, є конфіденційною, а значить, не підлягає розголошенню стороннім людям. Забороняється вносити зміни в попередні документи особової справи, а також витягувати їх.
5
У відділі кадрів зберігаються справи тільки нині працюючих співробітників. Документи звільнених працівників передаються в архів. Там вони зберігаються 75 років, а особисті справи керівників, керуючих, а також осіб, що мають нагороди та ступеня, безстроково.
Поділися в соціальних мережах:
Схожі
- Як оформити зміну прізвища у трудовій книжці працівника
- Як змінити прізвище в трудовій книжці
- Як скласти особисту справу
- Як внести запис про роботу за сумісництвом
- Як анулювати трудовий договір
- Як прийняти на посаду працівника
- Як оформити нову трудову книжку
- Як взяти на роботу співробітника
- Як оформити роботу за внутрішнім сумісництвом
- Як оформити на роботу тимчасово
- Як заповнити картку т-2
- Як оформити внутрішнього сумісника на роботу
- Як архівувати особисті справи
- Як оформити прийом на роботу
- Як оформити особисту справу на працівника
- Як написати особиста справа
- Як скласти опис в особовій справі
- Як оформити погодинну оплату
- Як оформити обкладинку справи
- Як заповнити особисту картка працівника
- Як оформити кадрові документи