Як оформити опис документів
Відео: Як правильно оформляти документи з діловодства
опис документів являє собою довідник, який розкриває склад і зміст документів, систематизує і враховує їх усередині всього набору документів. Складання описів - це важливий етап в обробці і впорядкування документів, метою якого є не тільки збереження документів, але і їх чітке оформлення.
1
оформлення опису документів виконуйте на фірмовому бланку організації (якщо такий є). Це не є обов`язковим, але бажаним вимогою до подібних документів. У будь-якому випадку найменування організації повинно бути вказано.
2
Пропишіть заголовок, який повинен містити інформацію, визначальну приналежність документів, внесених в опис. Наприклад, «опис документів, знаходяться в кримінальній справі »,«опис документів, наявних в атестаційній справі »,«опис документів на візу в Данію »і т.д. Якщо в організації складання описів ведеться регулярно, пропишіть порядковий номер опису.
3
Створіть таблицю, що складається з наступних розділів: «№ п / п», «Найменування документа», «Кількість аркушів в документі». Заповніть всі перераховані поля. При необхідності додайте уточнюючі стовпці в таблицю. Наприклад, «Сторінки з ___ по ___», «Номери сторінок», «Цінність», «Примітка» і т.д.
4
Під таблицею напишіть, скільки всього листів, документів або примірників ви включаєте в опис. Пропишіть цифрами і прописом: 3 (три), 25 (двадцять п`ять).
5
Завершіть складання опису підписами керівників організації, так або інакше відповідальних за оформлення даної опису (інспектор відділу кадрів, завідувач виробництвом і т.д.). Пропишіть повністю найменування посади керівника і розшифровку його прізвища, імені та по батькові. Якщо необхідно, включіть в документ П.І.Б. і підпис особи, яка здала і прийняв документи.
6
Вкажіть також дату складання документа. Вона може бути розташована як в кінці, так і на початку опису, як зліва, так і справа документа. Друк організації на описи не ставиться.
7
опис документів складається у двох примірниках: один залишається в організації, другий пред`являється за місцем вимоги.
Корисна порада
При необхідності ви завжди можете скористатися зразками описів, які є в інтернеті в великій кількості і різноманітності.
Поділися в соціальних мережах:
Схожі
- Як оформити передачу документів довіреній особі
- Як складе опис
- Як скласти особисту справу
- Як працювати з номенклатурою
- Як оформити документи на знищення
- Як скласти акт на знищення документів
- Як архівувати особисті справи
- Як оформити довідку
- Як оформити особисту справу на працівника
- Як скласти опис в особовій справі
- Як оформляти первинні документи
- Як оформити документи для здачі в архів
- Як зшити документи
- Як оформити особисту справу
- Як скласти акт про утилізацію
- Як відправити лист з описом вкладення
- Як передати документи в архів
- Як відновити первинну документацію при втраті
- Як оформити кадрові документи
- Як оформляти документи в архів
- Як підшивати особисті справи