Як написати правильно відмова
Відео: Заява на відмову від паспорта рф (інн, СНІЛС)
Лист-відмова - дуже специфічна частина ділового листування. У ньому повинен прозвучати негативну відповідь на прохання клієнта або пропозицію партнера. При цьому з одержувачем листи важливо зберегти хороші відносини. Щоб недвозначно висловити свою позицію, але не образити адресата і залишити про себе приємне враження, дотримуйтесь основні правила написання відмови.
Вам знадобиться
- - офіційний бланк організації;
- - комп`ютер;
- - принтер.
Інструкція
1
Складіть чернетка листа. Не нехтуйте цим етапом підготовки документа. Він дозволить вам привести думки в порядок і підібрати максимально коректні фрази.
2
Почніть текст з традиційного звернення до одержувача: «Шановний Іване Івановичу!» Або «Вельмишановний пан Іванов!». Не використовуйте інші формулювання, адже письмову відмову носить офіційний характер.
3
У лівому верхньому кутку вкажіть адресата листа: найменування компанії, посаду, прізвище, ініціали співробітника або прізвище та ініціали приватної особи. Відомості про вашу компанію будуть представлені на офіційному бланку в правому верхньому куті.
4
Напишіть основну частину документа. Спочатку повторіть надійшла прохання або пропозицію. Безумовно, не потрібно повністю переписувати текст вхідного документа. Досить кількома словами викласти його суть, використовуючи традиційні обертів ділового мовлення: «Відповідно до вашим запитом про надання копії наказу ...» або «У відповідь на ваше прохання про продовження терміну пільгового кредитування повідомляємо ...».
5
Далі перерахуйте причини відмови. Пояснення негативної відповіді повинно бути коротким, логічним, твердим по суті, але не різким за формою. Чи не спотворюйте ситуацію, не наводите неіснуючі факти і неправдоподібні аргументи. По можливості підтверджуйте свої слова посиланнями на законодавчі і нормативні акти. Але не впадайте в крайнощі. Перевантажуючи лист розлогими поясненнями і багатослівними вибаченнями, ви ризикуєте ще більше розсердити адресата.
6
Заключну частину листа почніть зі стандартною формулювання, що дозволяє вам залишатися ввічливим, але непохитним у своєму рішенні: «З огляду на викладені вище факти, ми, на жаль, змушені відмовитися від співпраці з вашою компанією» або «З жалем повідомляємо про неможливість подальшого продовження кредитної лінії» .
7
Спробуйте пом`якшити відмову. З цією метою повідомте адресату про інші варіанти співпраці, про нові послуги вашої компанії, якими він може скористатися на пільгових умовах, про можливість повторного розгляду його прохання через певний час і т.д. Вся інформація повинна бути абсолютно достовірною і актуальною.
8
Перечитайте чорновий варіант листа. Виправте помилки, внесіть необхідні доповнення і поправки. Роздрукуйте відмову на офіційному бланку організації, підпишіть у керівника і направте адресату.
Поділися в соціальних мережах:
Схожі
- Офіційний лист: як написати грамотно
- Як почати лист, зокрема, якщо необхідно в чому-небудь відмовити
- Як скласти лист з діловодства
- Як написати супровідний лист до договору
- Як написати лист на ім`я директора
- Як написати лист у америку
- Як написати лист-звернення
- Як написати лист подяки ветерану
- Як написати лист у міністерство
- Що таке діловий лист
- Як скласти лист постачальнику
- Як написати грамотно лист
- Як написати лист до англії
- Як почати офіційний лист
- Як скласти колективний лист
- Як написати лист у діловому офіційному стилі
- Як написати ввічливу відмову на комерційну пропозицію
- Як оформити шапку листи
- Як написати грамотно відмова
- Як написати лист вчителю від учня
- Як написати лист директору школи