Як написати лист у діловому офіційному стилі

Користуйтеся офіційними бланками фірми для написання ділового листа. Незалежно від того, в електронному вигляді або від руки написаний документ, в ньому обов`язково повинен міститися логотип фірми-відправника. Крім того, на бланку необхідно вказати телефони, факс, адреса сайту та електронної пошти та поштову адресу фірми. Не забувайте залишати поля по краях, які необхідні для того, щоб була забезпечена можливість підшивки в архівну папку: 3 см з лівого боку і 1,5 см - з правого.

Дотримуйтеся при складанні листа офіційного стилю. Діловий документ повинен бути однозначним. В електронному листі обов`язково вказуйте тему. Не використовуйте смайлики в діловому листуванні. У разі продовження листування необхідно залишати у вигляді цитування лист, на яке пишеться відповідь. Не обов`язково цитувати весь текст цілком, можна обмежитися лише тими фрагментами, на які складаються відповіді. В такому випадку опонентові буде простіше вловити зв`язок між вашим відповіддю і його листом.

Починайте діловий лист з ввічливого поводження, наприклад: «Шановний Іване Петровичу!». Звернення необхідно розташовувати по центру сторінки. Ім`я пишуть повністю, використання ініціалів в цьому випадку неприйнятно. Потім слід вступна частина, де повинна бути коротко сформульована мета листа. Основна частина документа є наступним розділом, в якому докладніше вказуються шляхи вирішення основних питань. Завершенням виступає підведення підсумків, а також звернення до адресата з викладом очікувань відправника від адресата або з конкретною пропозицією для вирішення питання, розглянутого в листі.

Будьте максимально коректним у заключній частині. Ні в якому разі не приймайте рішень за свого адресата. Краще висловіть надію на те, що проблема вирішиться найкращим на ваш погляд чином. Неетично квапити адресата, використовуючи такі слова, як «негайно» і «терміново». Скористайтеся більш коректної формою: «Прошу дати відповідь в такі-то терміни». У діловому листі підпис повинна мати офіційну форму. Наприклад: «З повагою, Іван Сергійович Васильєв». Вказуйте також в підписі свою посаду, контактну інформацію та назва фірми.