Як запросити журналістів

Будь-яке інформаційне повідомлення повинно давати відповідь на три найголовніших питання - що, де і коли відбулося або відбудеться. Ці вимоги цілком справедливі і стосовно до тих відомостей, які ви плануєте повідомити журналістам, запрошуючи їх на свій захід, будь то прес-конференція, презентація, акція або що-небудь іное.Організацію слід починати з формату заходу, а він дозволить зрозуміти вимоги до місця його проведення і наступні кроки по його організації. Втім, організація - тема, що заслуговує особливого розгляду. Тут же краще виходити з того, що ці питання вже вирішені і вся справа за власне процедурою запрошення.

Підготуйте короткий прес-реліз, присвячений майбутньому заходу. У перших рядках постарайтеся відобразити саму суть: що, на ваш погляд, є найважливішою його складовою і чим може бути цікаво різним СМІ.От змісту цього документа безпосередньо залежить, прийдуть до вас люди чи ні. А журналісти, як і читачі друкованих або онлайн ЗМІ, визначають, чи варто витрачати час на подальше читання, за назвою і першим рядкам прес-реліза.Не забудьте вказати в тексті, де і коли відбудеться захід, його передбачувану програму, приблизну тривалість, свої контакти.

Готовий прес-реліз розішліть по редакціях. Знайти контакти ЗМІ дуже просто. Друковані та онлайн видання розміщують їх у вихідних даних (у друкованих ЗМІ вони розташовуються найчастіше на останній шпальті, але можливі й інші варіанти: друга, передостання і ін., У онлайн видань ці відомості зазвичай знаходяться в розділах «Про нас» або «Контакти »), більшість друкованих ЗМІ, теле- та радіопрограм і каналів також мають свої сайти, де контактна інформація теж присутня. У великих містах, де видань багато, прийдуть на допомогу різні довідники. Але інформацію в них треба перевіряти ще раз: вона може і застаріти (видання переїхало, закрилося, змінило формат і ін).

Основним каналом комунікації в наш час служить інтернет. Однак не буде зайвим також продублювати прес-реліз по факсу, якщо ви знаєте його номер.Зная телефон редакції, ви можете запитати, як краще відправити їм електронного листа чи факс, або попросити з`єднати вас з журналістом, якого може зацікавити тема вашого заходу.

Якщо ви особисто знайомі з кимось із журналістів, не пошкодуйте часу, щоб повідомити йому про майбутню подію будь-яким доступним способом. Попросіть його поінформувати про нього колег, якщо ваш захід не входить в коло його професійних інтересів (наприклад, у вас подія медичної тематики, сам він про медицину не пише, але можуть зацікавитися ті, хто займається медициною в тому ж виданні) .При відсутності в вашому регіоні власкора цікавить федерального ЗМІ, дізнайтеся адресу найближчого корпункту (на сайті, в номері газети або зателефонуйте до редакції). Зазвичай до зони відповідальності власкора відноситься не тільки регіон, де він живе, але і прилеглі.

Корисним інструментом в роботі послужать також різні онлайн ресурси для розміщення прес-релізів. Якщо у вас немає кому розмістити туди запрошення, можна скористатися послугами фрілансерів. На різних біржах віддаленої роботи знайдеться достатньо охочих, які охоче візьмуться за ваше замовлення. А при відсутності штатного фахівця з написання прес-релізу або запрошення цю роботу також можна доручити фрилансеру.

У час, що залишився до початку заходу час будьте готові відповідати на дзвінки журналістів, на їхні запитання. Для багатьох від ваших відповідей буде залежати рішення, чи заслуговує подія їх вніманія.К того ж, хтось із них, швидше за все, з об`єктивних причин (захворів, виїхав у термінове відрядження, чергував по номеру, сталося щось важливіше і ін. ) не зможе прийти, але захоче підготувати публікацію на основі прес-релізу і ваших комментаріев.После заходи додаткові питання можуть виникнути і у тих журналістів, хто на ньому був, так що будьте готові відповідати на дзвінки і запити по електронній пошті і деякий час після події.