Як провести ефективну конференцію

Складіть план конференції. Він повинен включати в себе цілі та завдання, графік доповідей, кількість учасників, необхідні матеріально-технічні ресурси, кошторис на проведення заходу.

Визначтеся з місцем і часом проведення конференції. Підберіть просторе приміщення, в якому можна розмістити велику кількість гостей. Дізнайтеся заздалегідь, чи можливо в даному залі підключити необхідну апаратуру. Що стосується часу проведення, обов`язково беріть до уваги інтереси і зайнятість учасників. Наприклад, студентська конференція, яку намічено на вечір п`ятниці, може викликати вкрай негативне ставлення, оскільки молодь звикла в цей час відпочивати або їхати додому.

Вивчіть детально тему конференції. Це необхідно для того, щоб визначити актуальність і наукову значущість доповідей. Щоб конференція була динамічною і ненудної, розглядайте на ній гострі, маловивчені і спірні питання. Запропонуйте доповідачам сформулювати свою точку зору по обраним проблемам.

Складіть регламент виступів доповідачів. Відведіть 30-40% часу для самих доповідей, а решту виділіть для дискусій. Саме жива і цікава полеміка робить конференцію ефективною. Складайте регламент таким чином, щоб одна проблема логічно перетікала в наступну і ставала предметом обговорення.

Подбайте про матеріально-технічній базі. Вам може знадобитися інтерактивна дошка, проектор з екраном, комп`ютер, мікрофон, фліп-чарт з відривними листами, канцтовари. Готуючись до конференції, заздалегідь перевірте звук, роботу відеоапаратури. На столи учасникам розкладіть папки з планом заходу і основними тезами доповідей.

Повідомте учасників і гостей конференції про майбутній захід. Доповідачі повинні проходити обов`язкову процедуру попередньої реєстрації. Якщо конференція досить масштабна, не забудьте запросити представників преси і фотографів.