Як провести наукову конференцію

Визначтеся з темою конференції. Взагалі, щоб ваше наукове зібрання мало успіх, потрібно добре продумати основну ідею конференції. Тема повинна бути актуальною, лаконічною і представляти інтерес не тільки для виступаючих, а й для глядачів. Адже найголовніше в подібних заходах - зацікавленість обох сторін. Тому зберіть колегію однодумців, щоб скласти коротку корисну тему.

Повідомте заздалегідь всіх учасників. Також успіх конференцій подібного типу визначається наявністю високопоставлених гостей в науковому світі. Звичайно, все залежить від розмаху вашого форуму. У будь-якому випадку, чим більш імениті гості вас відвідають, тим буде цікавіше проводити ці збори. Подбайте про це за кілька місяців, а то й за рік так відкриття засідання! Розішліть всім гостям письмові запрошення.

Зробіть чіткий покроковий план проведення конференції. Тепер займіться плануванням всього заходу. Зберіть знову ж своїх однодумців і обчисліть аж до хвилини, коли і що має відбуватися. Напишіть всі заходи, учасників і час в стовпчик. Не забудьте робити невеликі перерви під час конференції: їх повинні бути 2-3, не більше. Перевірте його кілька разів і внесіть корективи.

Розподіліть обов`язки серед усіх помічників. Як тільки у вас на руках буде чіткий план конференції, розподіліть всі підготовчі заходи між співробітниками і організаторами. Простежте, щоб все було виконано в строк.

Проведіть інформаційну та ресурсну підготовку. Продумайте, які роздавальні матеріали можуть знадобитися для учасників і глядачів конференції. Ними можуть буклети, роздруківки, папки, мікрофони, ручки і т.д. Зробіть так, щоб всім було комфортно і захід пройшов з користю для всіх.

Організуйте приміщення. Без хорошого освітленого залу неможливо провести успішний захід. Звичайно, все залежить від кількості глядачів. Важливо, щоб приміщення було містким і розташовує до роботи. Заздалегідь приготуйте необхідну кількість сидячих і запасних місць. Вимийте підлогу, вікна. Принесіть столи для членів конференції. Встановіть всю необхідну апаратуру: екран, комп`ютер, проектор, колонки, мікрофони і т.д. Дивіться по ситуації, що може знадобитися.

Проведіть урочисте відкриття наукової конференції. Дайте слово голові комісії даного заходу. Потім як головний організатор простежте, щоб все пройшло згідно з графіком.