Як організувати конференцію

Запишіть бачення конференції та її концепцію на папір. Створіть короткий опис заходу, як запрошення до співпраці.

Сформуйте організаційний комітет, в якому повинні бути відображені такі області: адміністрування (виберіть главу організаційного комітету), програма, реклама, маркетинг, робота з партнерами, організаційні питання, логістика та фінанси, продажу, а також робота з учасниками.

Підготуйте документ, який наочно покаже до якого часу можна досягти певних результатів. Також цей документ повинен відобразити, за якими напрямками ці результати повинні бути отримані.

Складіть список бажаних доповідачів і отримаєте їх принципову згоду.

Розробіть статуси для своїх партнерів. Складіть список всіх потенційних партнерів і отримаєте їх принципову згоду.

Складіть список потенційних учасників і почніть розсилати запрошення.

Знайдіть приміщення для проведення конференції.

Проведіть зустріч з особами, які стануть відповідальними за роботу з реєстрацією.

Складіть прес-реліз (певне інформаційне повідомлення, яке буде містити в собі новина про дану організацію зі згадуванням співучасті експертів, партнерів, місця розташування).

Підготуйте банери, ролики, інтерв`ю, шаблони для презентації, аудіозаписи для можливості її подальшої викладки в інтернеті на відкритих ресурсах.

Робіть розсилку один раз в два тижні по зареєстрованим учасникам з відповідною інформацією про те, наскільки програма поповнилася експертами і які відбулися зміни або нові події. Дайте людям можливість простежувати підготовку до заходу, запрошувати в якості партнерів інших зацікавлених людей, просите поширювати їх інформацію про майбутній захід.

Визначитися з темою конференції, числом потенційних учасників, термінами проведення та лекторами. Провести переговори з лекторами для отримання згоди на виступ.

Виходячи з тематики і планованого числі учасників необхідно підібрати варіанти місць проведення конференції. Це можуть бути Будинку культури, конференц-зали готелів, ресторани, бази відпочинку та інше. Підбір здійснюється за коштами пошуку в мережі інтернет та різних довідниках міста, на основі отриманих даних формується таблиця потенційних місць із зазначенням назви, адреси, телефону, кількості місць, вартості і наявності необхідного обладнання (наприклад, проектора, екрану, мікрофона).

Продзвонити вийшла базу потенційних місць і уточнити по можливості проведення в бажані дні, вартості оренди, наявності додаткових послуг (наприклад, організації фуршету). В результаті вибрати місце проведення та дату.

Розробити фірмовий стиль конференції (Символ, слоган, кольору і інше) і визначитися з необхідною продукцією (фірмові блокноти, ручки, запрошення, футболки та інше). Замовити продукцію для заходу в сувенірних компаніях. Також сформувати плановану програму.

Надіслати запрошення потенційних учасників на фірмових бланках по електронній пошті або по засобах нестандартного рішення за допомогою кур`єра / пошти (наприклад, на конференцію з флористики у вигляді квітки з тканини на дизайнерському картоні).

Реєстрація учасників, деталізація програми, допомога в трансфері і підборі місця проживання (в разі такої необхідності). Робота з субпідрядниками по організації фуршету, фотозйомки та інше.

Напередодні заходу перевірити готовність залу - обладнання, сувенірна продукція, організація фуршету та інше.

Під час заходу необхідно координувати роботу субпідрядників: промоутерів, кейтерингові служби, фотографів і інше.

після конференції надіслати електронною поштою на фірмовому бланку подяку за участь в захід, можна попросити дати відгуки.