Як вести облік документів

книгу по обліку трудових книжок роботодавцю потрібно вести в обов`язковому порядку. В іншому випадку порушується законодавчі норми, накладається адміністративна відповідальність у вигляді штрафу. Тому обов`язково заведіть такий документ, якщо передбачається оформлення співробітників в компанію.

На титульному аркуші книги напишіть повну назву фірми, яке відповідає назві організації, прописаному в статуті, другом установчому документі. Якщо ОПФ (організаційно правовій формі) компанії відповідає ІП, вкажіть паспортні дані особи, оформленого як ІП. Впишіть дату, коли заведена книга. Термін зберігання документа передбачає 50 років, що закріплено в законодавстві. Відрахуйте рівно цей період і напишіть число, місяць, рік, до якого потрібно зберігати книгу.

За ведення книги обліка призначається відповідальний співробітник розпорядженням (наказом) керівника організації. На першій сторінці вкажіть період, протягом якого працівником кадрової служби вносяться відомості про трудові книжки, бланках, вкладишів в них. Напишіть персональні дані, посада спеціаліста, а також реквізити розпорядчого документа, яким передбачається відповідальність за ведення книги обліка.

У першій графі другої сторінки книги вкажіть порядковий номер, у другій, третій, четвертій графах напишіть дату, коли заведений бланк трудової книжки, заповнений відповідно до правил. При прийомі на посаду спеціаліста, у якого раніше вносилися записи в документ, що підтверджує його трудову діяльність, впишіть число, місяць, рік оформлення працівника в компанію.

У п`ятій графі книги напишіть персональні дані співробітника, власника трудової книжки. У шостому стовпці впишіть реквізити документа, а саме: серію, номер книжки, вкладиша до неї. У сьомий графі вкажіть назву посади фахівця, який отримав нову трудову книжку або здав заповнений документ роботодавцю.

У восьмому стовпці книги обліка напишіть назву фірми, відділу (служби), куди оформлений співробітник. У дев`ятій графі впишіть номер, дату розпорядження, відповідно до якого укладено трудовий договір. У десятому стовпці ставиться підпис відповідальної особи, який прийняв від працівника трудову книжку, завів нову. В одинадцятій графі вказується сума придбання чистого бланка, яка стягується з фахівця.

У дванадцятому, тринадцятому стовпах вноситься номер, дата наказу про звільнення, ставиться підпис працівника, якому видається трудова книжка на руки при розірванні трудових відносин.