Як оплатити витрати на відрядження

Коли бухгалтер розраховує суму заробітку працівника за час перебування у відрядженні, йому необхідно керуватися Трудовим кодексом РФ. За працівником, відправленим у відрядження, зберігається робоче місце і середній заробіток. Середня заробітна плата фахівця розраховується за 12 місяців до відправлення його у відрядження.

Якщо середній заробіток відрядженого співробітника склав менше окладу, який йому належить за виконання трудової функції, то більшість роботодавців збільшують отриману суму до окладу. Такий підхід законодавством дозволяється, і підприємство зможе списати дані витрати при розрахунку податку на прибуток. Коли ж, навпаки, середній заробіток працівника багато більше окладу, то зменшувати його до окладу не потрібно. Погіршення умов співробітників розцінюється як порушення їх прав. В такому випадку фахівець може звернутися до суду, і організації доведеться сплатити штраф.

Якщо працівника направлено у відрядження у вихідний день, то час у дорозі йому оплачується в подвійному розмірі. Коли співробітник залишається в іншому місті вимушено, не виконуючи в цей час свою трудову функцію, то оплаті вихідні або святкові дні не підлягають.

Необхідно враховувати, що фахівцеві слід оплачувати вихідні або святкові дні відповідно до кількості годин, які він відпрацював. Так само справа йде і з перебуванням в дорозі. Якщо працівник провів в дорозі 6 годин, то розрахувати потрібно заробіток тільки за даний проміжок часу. Адже норма робочого часу становить 8 годин. Коли співробітник проводить в дорозі в вихідний день більше часу, ніж передбачено, то оплатити годинник переробки організація зобов`язана.

Роботодавець має право поставити працівника перед вибором: отримати оплату за вихідний день або відгуляти його в будь-який інший день. Вихід з такої ситуації бажано закріпити в локальному нормативному акті компанії.

Якщо ж фахівець направляється у відрядження не перший раз, то оплачені годинник за вихідні або святкові дні, а також надбавки не входять в розрахунок при знаходженні середнього заробітку такого працівника.

Відповідно до змін терміни відрядження можуть бути на розсуд роботодавця шляхом домовленості з відрядженим співробітником. Обмеження в 40 днів зняли і відрядження, що перевищує даний термін, перестала розцінюватися як переклад на іншу роботу. Обмеження залишилися тільки для іноземних співробітників, у них термін відрядження не може бути більше 40 днів протягом року в загальному еквіваленті.

Співробітникові, направленому у відрядження, оплачують проїзд в обох напрямках, добові на харчування і оплату житла. Все повинно бути відображено у внутрішніх правових актах підприємства. Можна вказати і інші оплачувані витрати, а також оплату всіх днів відрядження по особливому розрахункового періоду, якщо це не буде ущемляти права відрядженого співробітника.

Виходячи з нормативних актів, оплата за дні відрядження повинна бути проведена з середньодобового заробітку за 12 місяців.

Для розрахунку середньоденного заробітку потрібно скласти всі зароблені суми за 12 місяців. У загальну цифру входять тільки ті кошти, на які було нараховано прибутковий податок. Виплати за соціальними допомогами в загальній сумі не враховуються. Отриманий результат слід розділити на кількість робочих днів у році, виходячи з шестиденного робочого тижня, незалежно від того, який графік роботи передбачений на підприємстві. Розраховану середньоденну суму потрібно помножити на кількість робочих днів відрядження.

Якщо роботодавець доручив відрядженому працівникові виконання особливого завдання і в зв`язку з цим працювати потрібно в вихідні та святкові дні, то оплата проводиться за подвійним тарифом. За бажанням працівника, йому можуть надати додатковий вихідний день за кожен день роботи у вихідний або святковий день під час відрядження.

Якщо особливого завдання немає, робочі дні відрядженого, які підлягають оплаті, вважаються за графіком підприємства.

Для співробітників, які не мають стажу 12 місяців, розрахунок оплати за відрядження слід проводити з фактично зароблених коштів, розділених на фактично робочі дні в розрахунковому періоді.