Як отримати відшкодування витрат, зроблених у відрядженні

Коли працівник виїжджає у відрядження, роботодавець повинен оформити всі документи належним чином. До цих документів слід відносити наказ на відрядження, службове завдання, посвідчення про відрядження.

Після повернення з відрядження працівник повинен заповнити звіт про відрядженні, який заповнюється в бланку службового завдання, виданого їм при відправленні. Працівникові в звіті потрібно відобразити виконання мети відрядження, заради якої його фірма і направляла. У звіті має бути вказаний перелік документації, яка передавалася фахівця з метою укладення контрактів і підписання з боку партнерів (якщо це входило в причину відправлення у відрядження).

Протягом трьох днів після повернення з поїздки відряджений працівник повинен заповнити авансовий звіт по формі АТ-1. У ньому йому необхідно розрахувати загальну суму витрат, вироблених в відрядженні. В їх число входять добові, розмір яких контролює організація локальними актами або колективними договорами, оплата за проїзд, проживання та інші витрати, узгоджені з роботодавцем.

Всі витрати повинні бути підтверджені документально, крім добових. Перелік документів необхідно прописати на другому аркуші авансового звіту (із зазначенням їх найменувань і сум).

Як правило, перед тим як співробітнику виїхати у відрядження, в бухгалтерії йому видаються підзвітні кошти. Якщо працівник витратив таку ж суму, відбив її в звіті, підтвердив документально, то перерахунок не робиться. Якщо співробітнику необхідно було продовжити відрядження або йому потрібно було знаходитися в іншому місті у вихідний день і виконувати трудову функцію, то перерахунок ведеться бухгалтером з урахуванням всіх нюансів. В цьому випадку фахівцеві виплачується різниця між виданої і витраченої сумами. Коли працівникові видалася велика сума, ніж він витратив за час відрядження, то залишок він повинен повернути в касу організації.

Слід враховувати, що сума авансового звіту затверджується керівником підприємства. Після цього проводиться нобхідно перерахунок.