, зобов`язаний відшкодувати всі витрати, пов`язані з нею. Сюди відносять витрати на дорогу, на проживання і т.д. Відшкодування відбувається тільки після того, як працівник надасть звіт за витрачені суми.
Інструкція
1
Відповідно до російського законодавства, ви зобов`язані відзвітувати перед бухгалтерією протягом трьох днів з дня закінчення службової поїздки. Надайте всі документи, що підтверджують факт оплати приміщення, послуг (наприклад, телекомунікаційних), а також харчування.
2
Припустимо, перед відправленням в відрядження ви обговорили з керівником умова оплати харчування, тобто роботодавець погодився оплачувати його. В цьому випадку, обідаючи в ресторані або кафе, ви повинні взяти чеки, рахунки. Зверніть увагу на реквізити, зазначені в підтверджуючих документах. Наприклад, найменування в чеку і в рахунку повинні збігатися. Також на бланках обов`язково має бути присутня синя печатка тієї компанії, послугами якої ви користувалися.
3
Щоб підтвердити факт оплати квитка, вам необхідно надати в бухгалтерію електронний квиток (якщо він у вас є). Якщо ви використовували авіатранспорт, прикладіть також посадковий талон, який ви отримали при реєстрації. Пам`ятайте, що дублікати даних талонів не видаються, тому постарайтеся не втратити його. У деяких випадках співробітник бухгалтерії може зажадати вас надати і маршрутну квитанцію, її ви можете отримати в представництві авіаоператора, або в його головному офісі.
4
Крім квитанцій, чеків, рахунків та інших підтверджуючих документів надайте посвідчення про відрядження. Воно повинно містити всі необхідні відомості, в тому числі відмітки вибуття і прибуття. Заповніть авансовий звіт і підпишіть його у керівника організації або іншої уповноваженої особи.
Точна кількість повних днів у відрядженні має значення для розрахунку належних зітрудніку добових і заповнення документації про відпрацьований ним часу. В цілому формальна сторона цієї процедури досить проста, але деякі нюанси слід добре знати, щоб уникнути можливих помилок.
Вам знадобиться
- посвідчення про відрядження з відмітками про вибуття і прибуття;
- квитки туди і назад;
- календар;
- калькулятор.
Інструкція
1
Перше правило, яке слід запам`ятати: днями відрядження вважаються не тільки кожну повну добу, проведені співробітником в дорозі і безпосередньо на місці, куди він відряджений, а й дні від`їзду та приїзду. Навіть якщо працівник, як видно з квитка, відбув у відрядження о 23:59, формально він вважається який провів у відрядженні все добу дня відправлення його поїзда або іншого транспорту. А що фактично з цієї доби він провів у дорозі всього лише хвилину, ніякого значення не має.
2
Так само слід діяти, якщо зворотний потяг (або інший транспортний засіб) прибув в 0 годин 1 хвилину. Більш того, навіть якщо який прибув вночі співробітник мав достатньо часу, щоб виспатися до початку робочого дня, в цей день він строго по букві закону має право взагалі не з`являтися на робочому місці, так як формально все ще перебуває у відрядженні. На практиці все залежить від дуже багатьох нюансів: свідомості працівника, відносин у фірмі, корпоративної культури, ситуації на виробництві в конкретному випадку і різних інших факторів. Але формально вимагати від співробітника в день повернення з відрядження йти на роботу ніхто не може.
3
Труднощі при підрахунку днів відрядження викликає також момент, пов`язаний з необхідністю доїхати від міста, де живе працівник, до аеропорту. Якщо літак відправляється вночі вже наступного дня, часом початку відрядження зазвичай вважається момент посадки працівника в транспортний засіб, що доставляє його в аеропорт (автобус, електричку, експрес). Простіше кажучи, людина полетів о 4 годині ранку в понеділок, але щоб дістатися до аеропорту, розташованого поза межами міста, йому довелося о 23:00 в неділю скористатися останнім автобусом. У цьому випадку днем від`їзду вважається неділю. Та ж ситуація і з днем приїзду.
4
З урахуванням всіх цих моментів і вважаються дні перебування у відрядженні. Таким чином, бухгалтер чи інший співробітник, провідний документацію по відрядженнях, повинен виходити з документально підтвердженого часу приїзду і від`їзду у відрядження та за календарем повинен порахувати кількість повних діб від першої дати до другої включно. Отримало число за законом і є часом, проведеним співробітником у відрядженні.
Зверніть увагу
На практиці в деяких організаціях (як правило, з іноземною участю або при оплаті відрядження іноземним партнером) днями відрядження можуть вважатися лише повну добу, проведені працівником безпосередньо в пункті призначення.
Наприклад, можна розглянути ситуацію, коли співробітник був відряджений з Москви в Санкт-Петербург і провів в північній столиці два дні. Для цього він виїхав з Москви ввечері в понеділок, прибув в місто на Неві вранці у вівторок, а ввечері в середу виїхав назад в Москву, і поїзд його прибув на Ленінградський вокзал вранці в четвер. За російськими законами він перебував у відрядженні чотири дні - з понеділка по четвер включно. А для іноземців може вважатися що співробітник був у відрядженні тільки два дні. При цьому добові у іноземних компаній за два дні відчутно більше стандартних російських за чотири. Втім, по звітності перед російськими контролюючими органами в такій ситуації все оформляється, швидше за все, по вітчизняному стандарту, оскільки ніякого особливого порядку оформлення відряджень при оплаті їх іноземцями законами РФ не передбачено.
Корисна порада
Знання цих нюансів не зашкодить і самим відрядженим, так як їх дуже бажано враховувати вже при написанні заяви і проставлення в посвідченні про відрядження дат вибуття з початкового пункту відрядження і повернення в нього.
Відео: Чи треба сплачувати страхові внески з непідтверджених витрат на відрядження? Володимир Туров
пов`язана стаття
Як розрахувати термін службового відрядження?
Корисна порада
Пам`ятайте, що всі витрати повинні бути економічно обгрунтованими, в іншому випадку вони не можуть бути прийняті. Припустимо, якщо ви відвідували розважальний заклад поза роботою, оплату за розваги вам не відшкодують.