Як заповнити авансовий звіт по відрядженню

Перевірте правильність оформлення підтвердних документів. Витрати, зазначені в них, повинні бути економічно обґрунтовані. При покупці за готівковий розрахунок ви повинні надати квитанцію і товарну накладну. У цих документах перевірте вказівку реквізитів компанії, дату і час покупки, найменування товару. У товарною накладною обов`язково має бути присутня синя печатка організації.

Після того як все перевірено, почніть заповнювати авансовий звіт. У самій верхній сходинці напишіть найменування компанії, проставте код вашого підприємства (ЄДРПОУ).

Напишіть номер документа і дату складання звіту. Впишіть найменування структурного підрозділу, вкажіть підзвітну особу, посаду і його номер за табелем. У рядку «Призначення авансу» вкажіть «на відрядження».

Заповніть таблицю. Спочатку впишіть суму, яка була видана на руки. Нижче підведіть підсумок, тобто вкажіть, скільки отримано і витрачено коштів. Поруч напишіть те ж саме, тільки використовуючи бухгалтерський мову, тобто зробіть проводки. Для цього вам знадобляться підтверджуючі документи.

Заповніть зворотний бік форму. Впишіть дату і номер документа, найменування, суму витрат, дебетовий рахунок. Наприклад, при покупці матеріалів в дебеті вкажіть рахунок 10. Після того як записи внесені - підведіть підсумок. Підпишіть у підзвітної особи.

Поверніться до заповнення першого аркуша. У таблиці, де потрібно було вказати бухгалтерські проводки, вкажіть поетапно витрати. У дебет впишіть той же рахунок, що і на зворотному боці форми, а в кредиті - 71.

Під таблицею вкажіть, скільки додатків прикріплено до форми, для цього підрахуйте кількість підтверджуючих документів. У правому верхньому куті затвердите звіт, вказавши суму прописом і поставивши підпис.

Далі впишіть суму повернення з підзвіту, підпишіть документ у головного бухгалтера і касира.

У формі авансового звіт впишіть найменування підприємства відповідно до установчих документів або прізвище, ім`я, по батькові фізичної особи, якщо організаційно-правова форма фірми - індивідуальний підприємець, а також код компанії за ЄДРПОУ організацій і підприємств.

Як і будь-якому бухгалтерського документу підприємства, авансового звіту присвоюється порядковий номер і дата складання. Вкажіть назву структурного підрозділу, займану посаду, прізвище, ініціали підзвітної особи.

Впишіть суму, яку ви видали відрядженому працівникові, порахуйте витрати грошових коштів, підтверджений представленими документами (квитками, касовими чеками, квитанціями тощо). Якщо ви виявили, що працівник витратив велику суму, ніж видано під звіт, напишіть цифру, отриману шляхом вирахування з виданих грошей витрачені, в графу перевитрати. Якщо фахівець витратив менше, ніж видано грошових коштів з каси організації, вкажіть цифру залишку.

Впишіть суму авансового звіту, тобто ту суму, яку підзвітна особа витратила за час проходження відрядження. Вкажіть кількість документів і листів доданих документів.

Авансовий звіт підписує бухгалтер, оформляє його, із зазначенням посади, прізвища, ініціалів, головний бухгалтер і касир, який в свою чергу приймає від працівника залишок грошових коштів за прибутковим ордером або видає суму перевитрати за видатковим касовим ордером, вказавши номер і дату ордерів.

На зворотному боці авансового звіту бухгалтер по кожному прикладеному документу вписує його номер, дату, назву, суму витрат, а також бухгалтерські проводки по дебету рахунків, субрахунків. Розрахуйте підсумкову суму витрат по підтверджуючих документів, ознайомте відрядженого співробітника з авансовим звітом під розпис.