Як відобразити витрати на відрядження

Організація зобов`язана оплачувати відрядні витрати своїм співробітникам, тобто витрати на проїзд, найм житлового приміщення, а також інші витрати, які здійснені з дозволу керівника. Грошові кошти повинні бути видані співробітнику під авансовий звіт, грошова сума може бути як у вигляді готівкової, так і безготівкової. При видачі грошей, вам необхідно відобразити це в бухгалтерському обліку такою проводкою: Д71 «Розрахунки з підзвітними особами» К50 «Каса» або 51 «Розрахунковий рахунок».

Бувають відрядження закордонні, в цьому випадку співробітникові видають грошові кошти в іноземній валюті. При такому розрахунку вам потрібно до рахунку 50 відкрити субрахунок «Розрахунки у валюті». Також для бухгалтерського обліку курс встановлюється згідно Центральному банку Російської Федерації на дату оформлення авансового звіту. В обліку робиться запис: Д26 «Загальногосподарські витрати»К71« Розрахунки з підзвітними особами »(відображені витрати на відрядження) і Д71 «Розрахунки з підзвітними особами» К91 «Інші доходи і витрати (Відображена курсова різниця).

Документами, що підтверджують витрати під час відрядження є: авіа та ж / д квитки, квитанції і рахунки за проживання, різні чеки, а також виписки з терміналів і банкоматів. На основі всіх цих документів формується авансовий звіт. Витрати визнаються в тому періоді, в якому вони були здійснені.

Згідно ПБУ, витрати під час відрядження відносяться до звичайних видів діяльності і враховуються при розрахунку податку повністю. Так, наприклад, якщо поїздка була связна з покупкою матеріальних цінностей, то витрачені кошти необхідно включити в їх вартість, якщо ж здійснювалася купівля основних засобів, то, відповідно, витрати формують первісну вартість цих активів організації.

Авансовий звіт - форма, яку спільно заповнюють відряджений працівник і бухгалтер підприємства. Вона служить для обгрунтування списання витрат на відрядження в бухгалтерському та податковому обліку організації. На лицьовій стороні форми вказується загальна сума отриманого авансу (включаючи добові), а також залишок або перевитрата коштів, якщо такі є.

Зворотний бік форми №АО-1 являє собою таблицю і призначена для перерахування підтверджують витрати документів, що додаються до авансового звіту. Її заповнює працівник. Оскільки сума в графі «Разом» цієї таблиці повинна відповідати загальній сумі звіту, списується підприємством, то добові тут також повинні бути згадані. Але оскільки ніяких підтверджуючих добові витрати документів працівник представляти не зобов`язаний, то графи таблиці, призначені для реквізитів підтвердних документів, залишаються порожніми. Працівник просто пише в графі «Найменування документа (витрати)»: «Добові з такого-то по таке-то число», а в графі «Сума витрат» - суму, видану в якості добових. Більше нічого писати щодо добових не потрібно. Правомірність обліку цих витрат як виробничих, підтверджують документи, що доводять виробничий характер самої відрядження, а також наказ про направлення у відрядження і проїзні документи.

Добові враховуються організацією в розмірі фактичних витрат. Законодавство не містить лімітів розміру добових, їх грошове значення регулюється внутрішніми актами організації. У НК існує норматив добових лише з метою обчислення ПДФО, але він не є обмеженням самого розміру добових. Проте, беручи до уваги наявність цього нормативу, в авансовому звіті обов`язково треба вказати дати / кількість днів, на які видаються добові.